名刺交換のマナー｜基本から交換の順番

名刺交換の際のマナーをご存じでしょうか？

名刺交換は相手と初めて交わす挨拶の一部です。

相手と良好なビジネスパートナーとなるために非常に重要な役割を果たします。

正しい名刺交換のマナーを理解し実践できるようになれば、ビジネスパートナーとして相手に好印象を与えられるでしょう。

今回は名刺交換のマナーについてまとめました。

• ・名刺交換の基本
• ・名刺交換のマナーで覚えておくべきこと
• ・名刺交換の順番

この記事を読んで名刺交換のビジネスマナーを身につけ、相手によい第一印象を与えられるようにしましょう。

名刺交換の基本

名刺交換の基本をは大きく分けて5つあります。

• ・名刺の持ち方
• ・名刺の準備
• ・名刺の渡し方
• ・名刺の受け取り方
• ・名刺を交換した後

名刺の交換の際に失礼がないのはもちろんですが、名刺交換の前後でも知っておくべきさまざまなマナーがあります。

以下で名刺交換の基本を流れに沿って解説するので参考にしてください。

名刺の持ち方

名刺は氏名だけではなく社名や役職が書かれた「相手の分身」です。

名刺は丁寧に両手で持ちましょう。

名刺を持つ際には、文字が隠れないように名刺の空白部分を持ってください。

自分の指で相手の名刺の文字を隠してしまうと「失礼な人だ」と思われる場合があります。

相手から受け取った名刺を持つ位置は、敬意を示すため胸より上の位置で扱いましょう。

より丁寧で謙虚な印象を与えられます。

また、名刺を持つときには相手の爪が必ず目に入ります。

爪が必要以上に伸びていたり、ささくれの状態であったりすると、相手にルーズな人だと印象を持たれる場合も。

商談前には爪にもしっかり気を遣い、相手に不快感を与えず名刺を持てるよう心がけましょう。

名刺の準備

財布やポケットから名刺を取り出すのはマナー違反です。

必ず名刺入れから出して渡しましょう。

鞄の底からごそごそと名刺入れを取り出す姿は印象がよくありません。

名刺入れを鞄の取り出しやすい場所にしまっておいたり、上着の内ポケットに入れておいたりするとすぐに取り出せます。

また、名刺だけではなく名刺入れも相手に見られています。

名刺入れは人柄を表わす小物なので、質や形にこだわって選ぶとよいでしょう。

名刺入れはいつもきれいにしておき、名刺交換の際に恥ずかしくない状態を保つようにしてください。

名刺の渡し方

名刺を渡す際には、会社名と自分のフルネームを伝えてから差し出しましょう

また、名刺を自分の胸の高さで持ち、相手から見て読みやすい向きで差し出すのも重要です。

慣れるまでは名刺の高さに気をとられがちですが、相手の顔をしっかり見ながら差し出すとよい印象を与えられますので心がけましょう。

名刺の受け取り方

名刺を受け取る際には「頂戴いたします」と言って、必ず両手で受け取りましょう。

お互いに同時に名刺を差し出す場合は、お互い右手で差出し、左手で受け取ります。

受け取ったらすぐに右手を添え、両手で持つようにしてください。

相手の名前の読み方がわからない場合は「何とお読みすればよろしいでしょうか」とストレートに聞いて構いません。

名刺を読むのに夢中で目線が下に行きがちですが、相手の表情をみて質問するようにしてください。

また、その場で受け取った名刺に読み方をメモするのはNGです。

後で手帳やノートにメモしましょう。

名刺を交換した後

名刺を交換した後は、名刺をしまわずテーブルに置くのがマナーです。

受け取った名刺が1枚であれば、名刺入れの上に乗せた状態でテーブルに置きます。

複数の名刺を受け取った場合は、座席順に並べて置くと氏名を覚えやすいです。

積極的に相手の名前を言いながら商談できるので「この人は自分の名前を覚えようとしてくれている」と相手から信頼されやすくなります。

名刺交換のマナーで覚えておくべきこと

名刺交換をする際にはマナーとして覚えておくべきことがあります。

以下の2つにわけて解説します。

• ・名刺を忘れてしまった場合
• ・相手が名刺を渡さなかった場合

いつも典型的な流れで名刺を交換できるとは限りません。

名刺交換の際にトラブルがあったり、いつもと違う流れだったりした場合、どのように対応すればよいのかを解説しますので参考にしてください。

名刺を忘れてしまった場合

名刺を忘れてしまった場合は「忘れました」と正直に伝えるのではなく「申し訳ございません。名刺を切らしておりまして…」と言ってお詫びしましょう。

その際は相手に口頭で自社名と名前を名乗ります。

会社に戻ったら、お詫びの手紙を添えて名刺をすぐに郵送すると相手に丁寧な印象を与えられます。

名刺は大切な「自分を証明する分身」です。

忘れないように日ごろから確認しておきましょう。

相手が名刺を出さなかった場合

取引先の相手が後から入室したりして名刺を交換できなかったり、相手が名刺を渡すタイミングを逃したりした場合は、商談が終わった後にお願いしましょう。

「恐れ入りますが、名刺を頂いてもよろしいでしょうか」と丁寧にお願いするのがポイントです。

相手が名刺を出さなかったことを不手際だと感じさせないようにしましょう。

名刺交換の順番

名刺交換をする際には順番があります。

名刺交換の順番について以下の2つにわけて解説します。

• ・役職が上の人から順番に
• ・先に名刺を渡された場合

ビジネスにおいては、すべてのパターンで自分から名刺を交換すればよいというわけではありません。

名刺交換の順番を知らないと上司や自分が恥をかく場合もありますので注意が必要です。

役職が上の人から順番に

名刺交換の順番としては、お互いの上司同士が名刺を交換したあと、自分と相手側の上司が交換します。

その次に自分側の上司と相手の担当者が交換し、最後に自分と相手の担当者が名刺交換するのがマナーです。

あらかじめ役職順に並んでおくと順番に名刺を交換する際にスムーズにできます。

先に名刺を渡された場合

自分の名刺を渡す準備ができる前に、訪問先の相手に名刺を渡される場合もあります。

その際は、慌てて自分の名刺を用意しようとするのではなく、まずは「頂戴いたします」と言って相手の名刺を受け取ります。

相手の名前を確認した後、自分の名刺を用意し「申し遅れました」と言って名刺を渡しましょう。

相手が善意で差し出してくれた名刺をなかなか受け取らないのは失礼にあたりますので、注意してください。

名刺のやり取りで気持ちよくビジネスにつなげる

名刺交換はビジネスマナーの基本です。

名刺交換をスムーズに行うことでその後の商談やコミュニケーションが円滑に行えます。

基本的なマナーを押さえて気持ちの良い取引を行えるようにしましょう。

しかし、マナーに捉われすぎてぎこちないやり取りになってしまっては相手に不信感を与えてしまいます。

「名刺は相手や自分の分身である」という気持ちをもち、丁寧で誠実な対応を心がけるのが重要です。

慣れるまでは大変ですが、今回の記事を参考にぜひ名刺交換のマナーを覚えてください。

名刺を忘れてしまった場合の手紙

名刺を忘れてしまった場合は、手紙を添えて手紙を送ると良いです。

しかし、どのような内容の手紙を添えるべきかわからない人もいるでしょう。

代筆手書き屋では、文章の作成から手紙の代筆まで行っています。

綺麗な文字で気持ちを伝えるために、ぜひご利用を検討ください。