内定辞退の手紙の書き方とマナー
内定を複数もらった場合、入社する会社以外には内定辞退の連絡をしなければなりません。
内定辞退を辞退する時には電話だけではなく、お詫びの手紙を添えることで相手に丁寧な印象を与えられます。
この記事では内定辞退するときに送る手紙についてのマナーや書き方についてまとめました。
内定を辞退する時には企業に誠意を伝えて最後まで丁寧に対応しましょう。
内定辞退は手紙を送るべき？
内定辞退の手紙を送るべきケースが３つあります。
- 内定承諾後の辞退
- 紹介してもらった企業
- 老舗企業
なぜ内定辞退の手紙を送るべきなのか以下でそれぞれ詳しく解説します。
内定承諾後の辞退
内定承諾後に辞退する場合は、手紙を送りましょう。
内定を承諾した時点で、配属先や教育担当を決めるなど企業側も入社の準備を進めています。
承諾前の辞退よりも企業側に迷惑をかけてしまうので、電話だけではなく手紙でも誠意を伝えることが重要です。
紹介してもらった企業
知人や家族に紹介してもらった企業を辞退する場合も手紙を送りましょう。
内定を辞退することで、知人や家族の印象が悪くなってしまう可能性があるためです。
知人や家族に迷惑をかけないためにも、円満に内定を辞退するように心がけましょう。
内定を辞退する前に、知人や家族に内定辞退することも忘れずに伝えて下さい。
老舗企業
老舗企業の内定を辞退する場合も手紙を送りましょう。
老舗企業はマナーにこだわりがある傾向があるため、内定辞退の手紙がないと失礼な人だと思われる可能性があります。
老舗企業は、会社同士のつながりも広いため、自分が勤めた企業と関わりを持つかもしれません。
次に会った時に悪い印象を持たれないためにも内定辞退の手紙を送りましょう。
また、自分の印象が悪いと、自分の後輩が就職活動する際にも迷惑をかけてしまう場合も。
電話とともに手紙を送ることで、円満に内定を辞退できます。
内定辞退の手紙のマナー
辞退の手紙の書き方にはマナーが４つあります。
- 手書きで書く
- 縦書きで書く
- 修正ペンなどを使用しない
- クッション言葉を使う
手紙のマナーを守らないと、お詫びの気持ちが伝わらないだけではなく失礼な印象を与えてしまいます。
マナーを守って手紙を書きましょう。
手書きで書く
内定辞退の手紙は手書きで書きましょう。
内定辞退で大切なのは「誠意をみせてお詫びの気持ちを示す」ことです。
内定辞退の手紙は、書類ではなく気持ちを伝える文書なので時間のかかる手書きのほうがより気持ちを伝えられます。
一文字一文字気持ちをこめて書きましょう。
縦書きで書く
内定辞退の手紙は縦書きで書きましょう。
横書きは主に親しい間柄の人に送る書き方です。
そのため、ビジネスシーンにおいて、特にお詫びの気持ちを示すのであれば縦書きにしましょう。
便箋も縦書き用か確認してから購入してください。
修正ペンなどを使用しない
内定辞退の手紙に誤字脱字があっても修正ペンは使用しないでください。
修正ペンなど手軽に文章を消せる道具を使用するのはマナー違反です。
書き損じをしてしまった場合は、新たに書き直す必要があります。
書き損じをしないように、あらかじめ下書きをしておくとよいでしょう。
クッション言葉を使う
手紙を書く際には「クッション言葉」を使いましょう。
「申し訳ないのですが～」「ご迷惑をおかけして大変申し訳ないのですが～」などを伝えたい言葉の前に付け加えると、柔らかい表現になるためです。
クッション言葉を使うことで、直接的な印象を避けて相手にお詫びの気持ちを伝えられます。
しかし、多用しすぎると誠意が伝わらない可能性もありますので、クッション言葉の頻度には注意してください。
内定辞退の手紙の書き方
内定辞退の手紙の書き方には３つのポイントがあります。
- 内定辞退の意思表示をする
- 辞退する理由を簡潔に述べる
- 辞退のお詫びを記載する
どのように書けばよいのか以下で具体的に解説します。
内定辞退の意思表示をする
手紙でも内定辞退の意思表示をしっかりするようにしてください。
手紙を書くときにお詫びの言葉に気を取られて、内定辞退の意思を書き忘れる場合があります。
お詫びの言葉だけ述べ、内定辞退の意思表示がないと、目的がわからない手紙になってしまいます。
誤った捉え方をされないためにも、必ず内定を辞退するという意思を示してください。
辞退する理由を簡潔に述べる
内定辞退の理由を事前に伝えていたとしても、手紙でも理由を記載しましょう。
内定辞退の理由は、簡潔にまとめてください。
長くなってしまうと、読むのにも時間がかかってしまい、企業の負担になります。
なるべく1枚に収まる文章量を心がけてください。
辞退のお詫びを記載する
内定辞退に対するお詫びの文章は必ず記載してください。
企業側は、入社するときの準備も進めていた可能性もあります。
内定を辞退することで、企業に迷惑をかけてしまうと理解しておきましょう。
手紙でもお詫びの文章があることで誠意が伝わります。
今後も、別の企業の人間として内定を辞退した企業の人と関わる可能性もあります。
次回会った時に悪い印象をもたれないためにも、お詫びの文章は必ず入れるようにしてください。
内定辞退は手紙で誠実に
内定を辞退するときは、企業に対し迷惑をかけることは避けられません。
しかし、お詫びの手紙を送ることで多少は印象がよくなります。
内定を辞退した企業とクライアントとして再びお会いする可能性があるため、最後まで丁寧に対応しましょう。
内定辞退はマナーを守って、相手への誠意が重要です。
一文字一文字を丁寧に書いて、企業に誠意をしっかりと伝えましょう。
内定辞退の手紙をより印象良く
内定辞退の手紙を送るにしても、汚い字や読みにくい字では、誠意が伝わりません。
せっかく手紙で伝えるのであれば、字の見やすさにもこだわりましょう。
また、内定辞退の手紙をどのように書いて良いかわからない人もいるかもしれません。
代筆手書き屋では、内定辞退の手紙の代筆、文章の作成まで承っております。
手紙を書くのが苦手な方は、ぜひご活用ください。