ビジネスメールで覚えておきたい「CC」「To」「BCC」の使い分け

ビジネスメールを送る際の宛先には「To」のほかに「CC」「BCC」の欄があります。

「『To』はよく使うけど、『BCC』と『CC』ってなんだろう？」
「一斉送信のメールを受信したけど返信はどうすればよいの？」

と悩まれている方もいるでしょう。

今回はビジネスメールを送信する時に使う「To」「CC」そして「BCC」についてまとめました。

ビジネスメールを送る際にマナー違反とならないために違いを理解しましょう。

Toとは

「To」の欄にはメインでやり取りをしている人の宛先を入れます。

原則として1名の入力をおすすめしますが、カンマで区切って複数のアドレス入力も可能です。

例：〇〇さんにメールを送りたい場合→〇〇さんのアドレスを「TO」に入力

CCとは

「CC」にはメインでメールをやり取りをする人ではなく、メールでのやりとりを共有しておきたい人のアドレスを入れます。

CCのアドレスは全員が確認できるため、アドレスを入力する際には注意が必要です。

例：〇〇さんとのやり取りを上司と共有したい場合→〇〇さんのアドレスを「TO」に、上司のアドレスを「CC」に入力

BCCとは

「Bcc」はCCと同様に何名かに対し一斉にメールを送るときに入力します。

BCCに入力した人は他のアドレスを確認できません。

例：〇〇さんと××さんにお互いのアドレスを伏せて同じメールを送信したい場合→自分のアドレスを「TO」に、〇〇さんと××さんのアドレスを「BCC」に入力

To・CC・BCCの使い方

to・CC・BCCは、ビジネスメールを使用するうえで非常に便利な機能です。

メール送信の目的によって使い方が異なるため、使い方を理解しておきましょう。

以下で、具体的な使い方について解説します。

Toの使い方

Toは、基本的に1対1のやり取りで使います。

カンマ区切りで複数の人にメッセージを送れますが、基本的にはToでの一斉送信は行いません。

会社全体というよりも、同僚や上司、顧客など、1対1でメールの送受信をする際に使いましょう。

CCの使い方

CCは「メインの人に内容を送ったが、参考までに内容を見てほしい、情報を共有したい」人を入れる欄です。

たとえば、「〇〇さんに送ったメールの内容を念のため上司にも共有したい」という場合に使用できます。

「To」と「CC」に入れた人にはアドレスが全員開示されるため注意してください。

社外の人に送ったり関係のない部署の人に送ったりすると、アドレスが流出し、個人情報の漏えいになりかねないません。

場合によっては損害賠償を請求される可能性もあります。

しかし、CCにいれた相手が「自分宛ではないから重要ではないだろう」とメールを読んでいないケースも多いです。

メールの冒頭で「TO：〇〇様　CC：〇〇さん」と宛名を改めて入力すると、メールを受信した側もわかりやすくメールの未読を防げます。

また、「CC」は返信する義務はありません。

もしCCの方からも返信がほしい場合は、メールの最後に「CCの方も必ず返信くださいますようお願いします」と明記する必要があります。

CCつきメールへの返信方法

自身のメールアドレスが「TO」に指定されているCCつきのメールへの返信は、一般的には「全員に返信」をするのがマナーです。

全員に返信すると、元の差出人のアドレスが「TO」に、「CC」で送られてきた相手のメールアドレスは再度「CC」になるので、引き続き情報を共有できます。

しかし、送信者から依頼を受けたのは「TO」での受信者です。

「CC」の受信者が余計なお世話で対応しないようにしましょう。

返信の内容には注意が必要です。

BCCの使い方

BCCは「面識がない人たちに一斉にメールを送る時」に使います。

「To」 に送信者自身のメールアドレスを入力して「BCC」 に複数のアドレスを入力すれば、受信した人たちはメールアドレスを一切見られません。

「To」に入れた人には誰に送っているのかアドレスが開示されるため、必ず自分のアドレスを入れるようにしてください。

メールマガジンなどでイベントを告知したい場合や、メールアドレスの変更を一斉に送りたい場合にも使用できます。

しかし、使っていないアドレスを含んだ状態で何度も一斉送信してしまうとスパムと認識される可能性もあるので注意しましょう。

メールが届かず返ってきた場合、必ず次回送信のリストから外すようにしてください。

BCCメールへの返信方法

BCCメールに返信する必要がある時は、送信者のみに返信しましょう。

全員に返信してしまうと、CCに指定されている人に自分のメールアドレスが見られてしまいます。

また、全く面識のない人が指定されていた場合「全く知らない人からメールが来た」と思われる可能性もあるので注意してください。

To・CC・BCCのよくある注意点

To・CC・BCCを使用する際には、注意点があります。

「たかがメールアドレスのミス」と思うかもしれませんが、大きなトラブルに発展する可能性があります。

注意点を理解してビジネスメールを送信するようにしてください。

CCの入れ忘れ

メールの内容や情報を共有するのがCCの目的です。

しかし、CCに入れ忘れると進行状況を共有できない状態に陥ります。

上司から「〇〇の件どうなった？」と聞かれてアドレスをみたら上司がCCから抜けていた、ということにならないよう注意してください。

全員に返信できていない

CCで送信されてきたメールには全員に返信しましょう。

全員に返信しないと情報の共有ができなくなり混乱してしまいます。

共有したい相手と情報が途切れないよう、全員に返信をするようにしてください。

CCとBCCの間違い

外部の会社の方々に一斉メールを送る場合、BccとCcを間違えて入力してしまうとメールアドレスが開示され、個人情報の漏えいにつながります。

特に通常のやり取りではなく緊急のメールだったり、素早く対応しなければならなかったりした場合に起きるミスです。

急いでいても必ず宛先を確認してから送信してください。

メールの使い方を理解してトラブルを防ぎましょう

TO・CC・BCCはビジネスメールを送信する際に情報の共有もしやすく非常に便利です。

その反面で使い方を誤ると個人情報の漏えいトラブルなどにもつながります。

マナー違反にもなり取引先にも不信感を与えてしまいます。

ビジネスメール1つで信頼を崩さないようマナーをしっかり守りましょう。

大事な内容は手紙で伝えてみましょう

メールの使い方を理解するのも大事ですが、重要な内容は、手紙で送ることもおすすめします。

手紙であれば、送り先の間違えなどを心配する必要はありません。

また、手書きの手紙であれば、想いも一緒に届けられます。

代筆手書き屋では、1対1の手紙から複数名まで、文章作成から代筆まで行っております。

大事な内容を送る際には、ぜひご利用ください。