アポイントを取る際のビジネスマナー｜伝える内容と注意点

他社へ訪問する際には事前にアポイントをとらなければいけません。

アポイントは面識のある取引先はもちろん、新規顧客の獲得にむけても重要な役割を果たします。

今回はアポイントをとる際のビジネスマナーについてまとめました。

• ・アポイントで伝えるべき内容
• ・アポイントでの注意点
• ・アポイントで使えるフレーズ
• ・アポイントの基本マナー

本記事を参考に、ビジネスマナーを守ってアポイントをとれるようにしましょう。

アポイントで伝えるべき内容

アポイントで伝えるべき内容は、以下のとおりです。

• ・挨拶・自己紹介
• ・訪問の目的・内容
• ・自分の連絡先
• ・その他

スムーズにアポイントをとれるよう、しっかりと伝えるべき内容を押さえましょう。

以下でそれぞれのポイントについて解説します。

挨拶・自己紹介

アポイントをとる際に「お世話になっております」「はじめまして」と挨拶をします。

面識の有無を取引先がわかるようにしましょう。

あいさつの後は自己紹介をします。

初めて連絡をとる相手には、省略せずに会社名・部署名・名前を伝えましょう。

アポイントの内容 　(目的・訪問日時など)

アポイントの内容を明確かつ簡潔に伝えます。

日時を決める場合は、相手の都合を優先しましょう。

また、アポイントの際に確認する内容を以下にまとめましたので参考にしてください。

• ・目的……訪問の目的を伝える
• ・誰に……誰を訪問したいのか、明確に名前や役職を伝える
• ・訪問側について……訪問する側の人数を伝える
• ・日時……日程は余裕を持って候補を３つほどあげる
• ・所要時間……必要な時間を伝える
• ・場所……相手の会社への訪問か外部で会うのか伝える

基本的に5W1Hの情報は漏れなく伝えられるように心がけましょう。

自分の連絡先

メールアドレスや住所、電話番号を伝えます。

不明点があった際に相手がすぐに連絡できるよう、自分の連絡先も漏れなく伝えましょう。

アポイントでの注意点

アポイントをとるにあたり、いくつか注意する点があります。

• ・電話の際の注意点
• ・メールや手紙の際の注意点

アポイントをとる手段によって注意する点が異なります。

いきなりアポイントをとろうとするのではなく、注意点を理解してからアポイントをとるようにしましょう。

電話の際の注意点

電話でアポイントをとる際には、連絡する時間に気を配る必要があります。

始業時間や終業時間の前後は仕事がたてこんでいる可能性があるので避けましょう。

また、電話は話した内容が紙面に残りません。

メモ帳を事前に準備して、話した内容は必ずメモをとるようにしておきましょう。

最後に、担当者の氏名や日時を復唱して間違いのないようにしてください。

メールや手紙の際の注意点

メールや手紙でアポイントをとる際には、顔が見えない相手だからこそ気を配る必要があります。

使う言葉には十分注意してアポイントをとりましょう。

また、相手がメールを見落としてしまう可能性もあります。

件名やタイトルをわかりやすく記載し、目につくようにしましょう。

最後に誤字や脱字を確認してから郵送・送信してください。

返信がない場合は、相手がメールや手紙を見たのかを確認してから訪問しましょう。

アポイントで使えるフレーズ

アポイントをとる際に実際に使えるフレーズについてご紹介します。

• ・基本フレーズ
• ・アクシデントの際のフレーズ

アクシデントの際には、ただフレーズを使うのではなく、申し訳ない気持ちを伝えるのも重要です。

ポイントを押さえて使用しましょう。

基本フレーズ

アポイントの際の基本フレーズは以下2パターンあります。

• ・初めてのアポイントの場合…「ぜひ、一度お目にかかりたいのですが」
• ・前任者からの引継いだ場合…「ぜひご挨拶に伺ってもよろしいでしょうか？」

前任者を含めて相手と面識があるかどうかによって使用する基本フレーズは異なります。

アポイントをとる相手に合わせて使用しましょう。

アクシデントの際のフレーズ

アクシデントが起きた際は、必ずお詫びの言葉から伝えます。

使用するポイントも同時にお伝えするのでぜひ参考にしてください。

• ・「申し訳ございません。あいにく○日は外せない用事がございます。こちらの都合で誠に申し訳ないのですが、お約束を○日の○時に変更していただくことは可能でしょうか？」
• ・ポイント：こちらの都合で提案いただいた日程を変更してもらうので、必ずお詫びの言葉から始めましょう。

• ・｢申し訳ございません。現在○○があり、○分ほど遅れてしまう可能性がございます。ご都合は（お時間は)よろしいでしょうか？｣
• ・ポイント：必ずお詫びの言葉から口にしてください。時間に遅れる場合はなるべく具体的にお伝えしましょう。

どれだけ気をつけていてもアクシデントは起こります。

アクシデントが起きた際にどのような対応ができるかが重要です。

必ずお詫びの気持ちから話すようにしましょう。

アポイントの基本マナー

アポイントの基本マナーは3つあります。

• ・「いつがよろしいでしょうか？」はNG
• ・アポイントを避けるべき曜日
• ・終わり時間を決める

アポイントをとる際に避けるべき曜日や言葉を知らずにいると「マナーが守られていない」と相手に判断される場合があります。

基本マナーを知らない相手だと判断されてしまうとアポイント自体お断りされるケースもあるので気をつけましょう。

基本マナーは必ず確認してからアポイントをとるようにしてください。

「いつがよろしいでしょうか？」はNG

アポイントをとる相手に対し「都合がいい日を教えてください」「いつがよろしいでしょうか？」という質問をするのはNGです。

相手の都合を配慮しているようで、実は相手からすると日程の候補日を提示するのが負担になる場合があります。

こちらから日程の案を3～4案出し、相手の都合が悪かったら別の日時を提示するといったやり方のほうがスムーズです。

アポイントを避けるべき曜日

アポイントの日時をこちらから提案する際、できるだけ避けるべき曜日・時間帯があります。

月曜日の朝と金曜日の夕方です。

週明けと週末前には仕事がたてこんでいる可能性があるため、この曜日・時間帯を避けて提案しましょう。

終わり時間を決める

アポイントの開始時間だけでなく、終わり時間も通知しておきましょう。

終わり時間をお互いに認識することで、相手も自分も次の予定を立てやすくなります。

相手から聞きづらい場合もあるのでこちら側から話をするのが親切です。

アポイントの取り方一つで信頼が変わります

アポイントをとる際にビジネスマナーを守るのは非常に重要です。

実際に会う前のマナーが守れていれば、取引先の相手から信頼された状態で商談に臨めます。

アポイントのマナーを守り、信頼関係を築いたうえでの商談はスムーズに運ぶでしょう。

この記事を参考に、ぜひビジネスマナーを守ってアポイントをとってください。