注文書の必要項目と書き方｜注文メールの書き方も解説

注文書は商品を発注する際に必要となります。

記載内容が多く作成するのが難しいイメージがありますが、注文書をしっかり作成した上で取引を行えば、トラブルを回避できるだけでなく信頼関係の構築にもつながるでしょう。

今回は注文書の書き方についてまとめました。

• ・注文書の役割とは
• ・注文書に必要なもの
• ・注文書に必要な項目
• ・注文書の書き方
• ・注文メールの書き方

この記事を読んで、的確な注文書を作成できるようにしましょう。

注文書の役割とは

注文書とは売買契約をする際に、発注者が受注者に交付する書類です。

品名や数量、金額や納品希望日（納期）など売買する内容を記載します。

注文書の役割は以下の2点です。

• ・お互いの認識を一致させ、相違から起こるトラブルを防ぐ
• ・仕事上の信頼感につながる

仮に口約束だけで取引を進めてしまった場合、「言った・言わない」や「勘違い」などのトラブルになる場合があります。

取引の詳細をしっかり明記することで、お互いの認識を一致させられるため、信頼関係を構築でき、トラブルを防ぐことにつながるのです。

注文書に必要なもの

注文書に必要なものは以下の4つが挙げられます。

• 注文書のフォーマット
• 封筒
• 切手
• 「注文書在中」のスタンプ

注文書を作成する際に必要なものは比較的簡単に手に入れられます。

注文書に必要なものを確認し、早速作成しましょう。

注文書のフォーマット

注文書を作成する際には注文書のフォーマットが必要です。

もしない場合は、Excelなどで簡単に作成できます。

ネット上にも注文書のフォーマットを配布しているサイトもあるので、ダウンロードして使うのもよいでしょう。

封筒

注文書を郵送する場合は封筒が必要です。

注文書・発注書をA4サイズで印刷し、三つ折りにします。

特に封筒の大きさは決められていませんが、「長形3号」の封筒を使用するのが一般的です。

切手

注文書を郵送する場合は、普通郵便で送ります。

郵送方法はさまざまありますが、メール便は使わないように注意してください。

「注文書在中」のスタンプ

注文書を郵送する際には、封筒に「注文書在中」のスタンプを押すのが一般的です。

手書きでも構いませんが、注文書の数が多い場合はスタンプを使ったほうが手軽に注文できます。

注文書に必要な項目

注文書には、下記の5つの項目を記載する必要があります。

• ・書類作成者の氏名又は名称
• ・取引年月日
• ・取引内容
• ・取引金額（税込み）
• ・書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

※国税局HPより

注文書の取引内容については以下で詳しく解説します。

注文書の書き方

注文書の取引内容の欄には以下9点を記載する必要があります。

• ・品名及び規格・仕様等
• ・納期
• ・納入場所
• ・検査完了期日
• ・数量
• ・単価
• ・代金
• ・支払期日
• ・支払方法

取引先とのトラブルが起きないよう、わかりやすく書くのがポイントです。

記載したい内容がどの項目にも当てはまらない場合には備考欄に詳細を記入し、認識の相違が起きないよう注意してください。

品名及び規格・仕様等

注文品や作業など注文した内容がわかりやすく理解できるように記載します。

納期

希望する納期がある場合は記載します。

納入場所

納入場所の名称（〇〇支店）や住所、連絡先などを記載します。

検査完了期日

検収締切制度、検査をおこなう場合は記載が必須です。検査完了の年月日ではなく、「納品後○日」と記載しても構いません。

数量

1つのみ発注する場合は、数量の欄は不要です。

単価

1つのみ発注する場合は、単価の欄は不要です。

代金

代金は本体価格だけでなく、税金額を明記するとお互い認識の相違がありません。

たとえば、記載方法には以下2つあります。

①本体価格と税を分けて記載する

②本体価格を記載し、同単価に税分（税率を乗じて算出した額）を加算した額を下請代金として支払う旨を記載する

下請代金を消費税込みで記載する場合は、その旨を明確に記載しましょう。

支払期日

下請代金の支払年月日を記載します。「納品後○日以内」という表記は、支払期日を正確に特定できないため認められていませんのでご注意ください。

支払方法

下請代金を金融機関への口座振込する場合に注意点があります。

支払期日が金融機関の休業日にあたり、金融機関の翌営業日に支払う場合には下請事業者と合意のうえで、その旨を記載しましょう。

注文メールの書き方

注文メールの書き方には以下3つのポイントがあります。

• ・件名をわかりやすく
• ・本文はシンプルに
• ・PDF等にしてメールに添付

注文書を送る手段として、郵送のほかにメールもよく使われます。

正しいメールの書き方を押さえておくことで、相手企業との関係性も良好に保たれ、発注をスムーズに行えるでしょう。

件名をわかりやすく

注文書をメールで送信する際には、分かりやすい件名で入力します。

注文依頼のメールだとひと目でわかるようにしましょう。

【例】

• ・【発注依頼】○○の注文に関して
• ・【重要】○○の注文書送付
• ・○○の注文に関するお知らせ

本文はシンプルに

メール本文は、発注内容をシンプルに確認できるように記載します。

添付の注文書に内容を記載しているため、シンプルな内容で構いません。

重要な項目は箇条書きにすると相手が一目で理解できます。

また、不明点があった場合のために、メールアドレスや電話番号など問い合わせ先を本文に添えておくと親切です。

PDF等にしてメールに添付

基本的に注文書を送るときは、誤操作などで相手に内容が編集されないようWordやExcel形式ではなく、PDF形式で送るのが一般的です。

どうしてもWordやExcelで送りたい場合は「読み取り専用」の権限設定を行ってから送信しましょう。

注文書の書き方を覚えておきましょう

注文書は、書き方のポイントさえわかれば簡単に作成できます。

項目は多いですが、書く内容はシンプルです。

しかし、シンプルだからこそ誤りがあったり適当に書いてしまったりすると信頼関係を大きく崩してしまいます。

今後、注文書の作成が必要となった場合には、ぜひ今回の記事を参考に作成してください。