宛名書きを書く際のマナーと注意点｜「様」「御中」「行」「各位」「殿」の使い方

書類を郵送するときに意外と悩むのが、宛名書きではないでしょうか。

まちがった敬称を使ってしまうと相手からの印象が悪くなってしまいます。

相手の印象を下げないためにも、宛名書きは非常に重要です。

宛名書きのビジネスマナーを守れば、自分の印象を悪くせず、かつ相手が気持ちよく郵便物を受け取れるでしょう。

今回は宛名書きのビジネスマナーについてまとめました。

• ビジネスシーンで使われる宛名の敬称
• 「御中」と「様」の使い分け方
• 封筒の宛名書き

この記事を読んで、宛名書きのビジネスマナーについて確認しましょう。

ビジネスシーンで使われる宛名の敬称

ビジネスシーンで使われる宛名の敬称にはいくつか種類があります。

今回は以下の5つをご紹介します。

• 「様」
• 「御中」
• 「行」
• 「各位」
• 「殿」

これらの中には、目上の人や個人宛てには使えない敬称も。
それを知らずに目上の人に使ってしまうと失礼にあたります。

ぜひ確認して宛名書きの参考にしてください。

「様」

「様」はプライベートだけではなく、ビジネスシーンでも多く使われる敬称です。

相手の立場が上でも下でも、個人であれば誰にでも使用できます。

ビジネスシーンでは、漢字で「様」と表記するのが一般的。

「さま」や「サマ」だと少し砕けた印象になるため、プライベートのみ使用するようにしてください。

「御中」

「御中」は基本的に相手が個人でないときに使用する敬称です。

会社名や役所へ郵便物を出すときなどに使われます。

例として「○○会社　御中」「○○市役所○○課　御中」など。
「組織や団体の中にいる誰か」に届きます。

しかし、受取手が詳細には決まっておらず「○○会社　ご担当者様」と記載して出すときには使用できませんので注意して下さい。
その際には個人名や「ご担当者」のあとに「様」のみ記載します。

「行」

「行」は、自分への返信用の封筒などを入れて相手に郵便物を送るときに使う敬称です。

同封する返信用封筒の宛先として自分の企業や部署名と「行」を記載します。

例として「○○会社○○部(返信がほしい自分の宛先)　行」と書きましょう。

また、郵送されてきた封筒に返信用封筒が入っていて「◯◯　行」と記載されていた場合にはそのまま返信しないよう注意してください。
「行」は、自分をへりくだっている言い方であるため、こちら側から返信する際にそのままにしておくのは相手に対して失礼にあたります。

「行」を二十線で消し、その横に企業や部署名の場合は「御中」、個人の場合は「様」を記載しましょう。

「各位」

「各位」は個人ではなく、複数の人に対して使う敬称です。
言い換えると「皆さま」という意味です。

「各位」は、手が目上、目下にかかわらず使用できます。

特に、上司や目上の人にのみに宛てる内容の場合は「管理職各位」や「部課長各位」のように各役職名の後に「各位」を記載するとより丁寧な印象を与えられます。

しかし、「管理職各位」という書き方だと、「その他大勢と同列」と受け取られ、不快に感じる方もいる場合があります。

多くの上司や目上の人に宛てる場合は、「○○部長、○○課長、及び○○部各位」のように、管理職者や役員をしっかり明記しましょう。

「殿」

「殿」は、一般的に上司や目上の人など上の立場の人から目下の人に対して使用される敬称です。
そのため、目上の人に対して使用するにはふさわしくありません。

お客様や取引先に使うと失礼にあたるため注意してください。

社外に対して宛名を書く際には、相手が自分より役職が下であっても「様」を使いましょう。

また、「様」は口語でも使用できますが、「殿」は文語専用の表現です。
会話では使用しないでください。

「御中」と「様」の使い分け方

個人に向けて郵便を送る場合には「様」を使用しましょう。

「様」は目上、目下の人にかかわらず、個人であれば使用可能です。

複数の個人名を記載する際には、それぞれに「様」を記載しましょう。

「御中」は、会社や部署、役所、施設など、会社名や団体に対して使用する敬称です。

ビジネスでは、会社名や部署名の下に「○○会社　御中」と記載します。

「御中」と「様」は、宛先が個人なのか団体なのかによって使い分けるようにしましょう。

封筒の宛名書き

封筒の宛名書きには以下4つのビジネスマナーがあります。

• 基本的に縦書きで書く
• 封筒表面の宛名書き
• 封筒裏面の宛名書き
• 「外付け」の正しい使い方

ビジネスマナーとして正しい敬称の使用のほかに封筒のマナーを守るのも重要です。

住所の書き方や重要書類の郵送方法などを解説しますので、ぜひ参考にしてください。

基本的に縦書きで書く

ビジネスマナーとして、封筒の宛名を記載する際には縦書きが一般的です。
縦書きの方がより丁寧な印象を与えるためです。

ダイレクトメールなどのカジュアルな案内であれば、「横書きの宛名シールに印刷」という形でも良いでしょう。
しかし、お礼状・お詫びなどの改まった内容、請求書などの重要書類には縦書き・手書きが基本です。

封筒表面の宛名書き

封筒の表面には宛先の住所を右端から記載します。

番地などの数字には漢数字を用い、ビル名やフロア数も省略せず記載しましょう。

住所の左隣には会社名や部署名を記載します。
部署名を同じ行に書ききれない場合は、不自然な区切りにならないように行を分けましょう。
封筒の中央に少し大きい文字で相手の名前を記載します。
肩書きを小さな文字で書き、その下にそれより大きな文字で名前を記載するのが一般的です。

同じ行に書ききれない場合は無理やり書くのではなく、名前の右側に肩書きを書くとわかりやすいでしょう。

封筒裏面の宛名書き

封筒の裏面には送り主である自分側の情報を記載します。

中央に記載するのがビジネスマナーと言われていましたが、最近では左側に書くのも一般的です。

封筒裏面では、自分の住所から書き始めます。

数字を漢数字にする、ビル名・フロア数を省略しない、というマナーは表面の宛名書きと同じです。

住所の左隣には会社名・部署名を記載し、その左隣に差出人の名前を記載しましょう。

「外付け」の正しい使い方

郵送した書類によっては、封筒の表面に「外付け」を記載すると相手にわかりやすいです。
「外付け」とは、基本的には赤字で封筒の中身について記載します。履歴書が入っていれば「履歴書在中」、重要書類であれば「重要」と書くとよいでしょう。

「外付け」は、基本的に封筒の左下に記載します。記載方法は手書きでもスタンプでもどちらでも構いません。

宛名書き一つで信頼を高められます

宛名書きを実際にそこまで重要視する人は少ないかもしれません。

しかし、重要視する人が少ないからこそ他社との差別化につながります。

また、文字は人を表すといいます。
正しい宛名書きの方法はもちろんですが、丁寧な文字で文章を書くのも重要です。
心がこもった文字で相手への思いやりや気配りを形にしましょう。

代筆手書きでは、履歴書の文章作成から代筆まで行っていますので、ぜひ綺麗な文字で手紙などを送る際には、ご相談ください。