請求書の送付状マナー｜送付状は必要？

請求書と一緒にビジネスマナーとして同封する送付状。

送付状は会社の印象をよくしたり、送付物のミスを減らしたりするために重要な書類です。

この記事では請求書の送付状の書き方や注意点についてまとめました。

ぜひマナーを守った送付状作りの参考にしてください。

請求書に送付状は必要？

どの業界においても、請求書と一緒に送付状を添付するのがマナーです。

請求書に送付状が必要な理由として以下2点が挙げられます。

• 送付物のミスを防げる
• 会社の印象がよくなる

以下でそれぞれ詳しく解説します。

送付物のミスを防げる

送付状を添付することで送付物のミスを防げます。

たとえば、請求書を複数送付したり、送付書類についてなにか補足したかったりする場合、送付状にその旨を記載することで認識の違いを防げます。

複数の請求書について問い合わせをする手間も省け、請求書について詳細が明記されていることでトラブルも回避できます。

会社の印象がよくなる

ビジネスにおいて、送付状を添付することはマナーです。

そのため、送付状を添付することにより「この会社はビジネスマナーがしっかりしている」と好印象を与えられます。

会社の印象がよくなり信用も上がるでしょう。

請求書の送付状の書き方

請求書の送付状の書き方において、法的にきまりはありませんが、多くの会社では以下の項目を記入しています。

• ・送付日
• ・宛先
• ・送信者の社名等
• ・挨拶文
• ・書類の内容

各項目の内容だけでなく、記載場所についても解説します。

送付日

送付状の右上に送付日を記載します。

送付日には発送日を記載しましょう。

日付は西暦でも和暦でもかまいませんが、請求書と同一の表記にする必要があります。

宛先

送付状の左上に宛先を記載します。

宛先には、住所・会社名(株式会社など省略せずに書く)・部署名・担当者名を記載するのが一般的です。

会社宛てに送るときは「〇〇会社　御中」と記載しましょう。

正式名称で間違いがないようにしっかり確認します。

送信者の社名等

送信者の社名等は、送付状の右上かつ宛先の下に記載します。

送信者の社名・住所・部署名・担当者名・電話番号・メールアドレスを右揃えで記載するのが一般的です。

送付した請求書について相手が問い合わせやすいよう、住所だけでなく電話番号やメールアドレスなども記載しましょう。

挨拶文

挨拶文は、前文・主文・末文の3部構成で書きます。

以下でそれぞれの書き方について解説していきます。

前文

時候の挨拶は不要です。

しかし「拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申しあげます。平素は格別のご厚情を賜り誠にありがとうございます」など頭語のあとに日頃の感謝を込めた文章を記載する必要があります。

主文

請求内容について記載します。

例えば「今回の納品に関しまして、ご請求申し上げます」という文章を記載しましょう。

末文

末文は結びの挨拶と結語で構成されます。

マナーにそって、今後の取引をスムーズに進行できるよう文章を記載します。

「今後とも何卒宜しくお願い申し上げます　敬具」という文章が一般的です。

結びの挨拶の後には、前文で記載した頭語にあった結語を使いましょう。

頭語・結語

頭語・結語とは、文の最初と最後につける言葉です。

頭語と結語はセットになっているため、使用する際には注意してください。

以下で代表的な頭語・結語をご紹介します。

頭語…「拝啓」
結語…「敬具」

頭語…「謹啓」
結語…「敬白」

頭語…「急啓」
結語…「早々」

ビジネスでは「拝啓・敬具」のセットが一般的に使われています。

「謹啓・敬白」はより丁寧な目上の人に書く時に使われることが多いです。

「急啓・早々」には「急いで申し上げます」という意味があります。

お詫びの文章を素早く相手に送る場合に使われることが多いです。

相手や内容によって頭語・結語を使い分けましょう。

頭語と結語の関係については、以下の記事でも解説しているので、参考にしてください。

書類の内容

送付した内容を記載するときには、送付する書類の内容・枚数が明記されている「記書き」と呼ばれる書式を使用します。

「記」と「以上」を用いて伝えたいことを箇条書きにしてまとめる方法です。

記書きの部分は、行の中心に「記」と書き、書類の内容や枚数を箇条書きで記載しましょう。

箇条書きで列挙した後の最後には「以上」と記載し文章を締めます。

非常にわかりやすい方法ですが、1枚でまとめられる場合にのみ用いられるのも「記書き」の特徴です。

内容が数枚にわたる場合には使用できませんのでご注意ください。

送付状の4つのマナー

送付状で守るべき4つのマナーは以下の通りです。

• ・送付状はA4サイズ
• ・送付状は1枚目にする
• ・封筒を利用する際は三つ折り
• ・「請求書在中」と記載

送付状のマナーを確認してから添付しましょう。

送付状はA4サイズ

特に決められた形式はありませんが、送付状は一般的にはA4サイズを使用します。

見栄えが良いため、ほかの書類とサイズを合わせましょう。

また、複数枚になる場合もありますが、送付状は可能な限り1枚におさめた方が相手もわかりやすいです。

送付状は1枚目にする

郵便で送る際には最初に目に入るように、請求書の上に送付状を重ねて1枚目に添付します。

相手も請求書を見る前に内容がわかるため、処理がしやすいです。

封筒を利用する際は三つ折り

封筒を利用する際には、送付状を１枚目にして請求書と送付状を重ねて三つ折りにします。

印刷面は内側にしまょう。

三つ折りにするときは、⽤紙の下を先に内側に折ってから上を折ります。

相⼿が文章を見たときに印刷⾯の上部から確認できるためです。

「請求書在中」と記載

縦型封筒の場合は下部に、横型封筒の場合は右下に「請求書在中」と記載しましょう。

請求書であることがすぐにわかるので、相手が処理しやすくなるためです。

請求書が多く複数の取引先に送付する場合は、スタンプを使うとよいでしょう。

送付状を付けてビジネスをスムーズに進めましょう

請求書に送付状が添付されていることで、送付物のミスが減り、相手も請求書を処理しやすくなります。

また、送付状があることで、会社の印象が良くなり信用も上がります。

内容だけではなく書き方やマナーにも注意して、送付状を書きましょう。

ぜひ今回の記事を参考に、送付状を作成してください。

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