取引先への電話マナー｜かける対応・受ける対応
取引先へ電話をかける際には、電話のマナーがあります。
現代では、メールやSNSが普及し、電話自体になじみがない方も多いかもしれません。
そこで今回は、取引先に電話をかけるときのマナーについてまとめました。
この記事を読んで、取引先との電話のかけ方を押さえ、コミュニケーションの幅を広げましょう。
取引先に電話をかけるときの基本マナー
取引先に電話をかけるときの基本マナーとして以下の5つがあげられます。
- ・用件を簡潔に
- ・いきなり電話をかけない
- ・避けるべき時間帯
- ・社名と名前を伝える
- ・筆記用具をしておく
なぜそれぞれが必要になるのか、以下で解説します。
ビジネスマナーを学んでいる人も、参考にしてください。
用件を簡潔に
業務時間が限られているため用件は簡潔に述べましょう。
電話は、素早く要件を伝えられるメリットがありますが、相手の時間を拘束してしまうデメリットもあります。
そのため、あまりにも長く時間をとってしまうと、相手の迷惑になる可能性があるのです。
あらかじめ話す内容をメモにまとめ、結論から伝えるとスムーズに伝えられます。
いきなり電話をかけない
電話をする前に、あらかじめ電話をかける時間帯をメールで伝えると良いでしょう。
メールが普及している中で、突然電話をかけると相手に失礼だと判断されかねません。
電話が必要である旨をメールで伝え、電話のアポイントメントをとるとスムーズに話を進められます。
電話の時間も先方にとっては仕事の時間です。
業務の支障にならないように気を付けましょう。
避けるべき時間帯
電話を掛ける旨のアポイントメントが取れない場合は、電話をかける時間帯に配慮が必要です。
バタバタしている時間帯や休憩中に電話を掛けると相手に失礼だと思われる可能性があるためです。
電話をかける際に避けるべき時間帯は以下の4つがあげられます。
- ・就業開始30分以内
- ・終業30分前
- ・昼休み
- ・営業時間外
どうしてもこの時間帯にかけなければならない急用があった場合は、「朝早くに申し訳ありません」「お昼時に失礼いたします」など一言添えるのがマナーです。
社名と名前を伝える
相手が電話をとったら社名と名前をはっきりと相手に伝えましょう。
「お世話になっています」という挨拶はもちろん大切ですが、その数秒の間も相手は「この人は誰だろう」と疑問を抱いているかもしれません。
はじめに社名と名前を伝えることで、誰からの電話なのか心づもりをした状態で相手も電話に対応できます。
また、社名や名前に関しては、電話だけではなく、メール連絡においても同様です。
筆記用具を用意しておく
電話をかけるときには必ず筆記用具を用意しましょう。
電話はほかのコミュニケーションツールと違い、録音しなければ記録には残りません。
メモを取ることで電話の内容を忘れず確認でき、復唱することで聞き間違いなどのミスを防げます。
電話で聞いたことを再度聞いてしまうと失礼にあたるので、気を付けましょう。
取引先との電話の流れ
取引先との基本的な電話の流れをケース別にご紹介します。
- ・本人が出た場合
- ・別の人が出た場合
- ・相手が不在だった場合
以下の例を参考に、失礼のない対応をしましょう。
本人が出た場合
- 1.名乗る……「わたくし〇〇会社の〇〇と申します」
- 2.日ごろお世話になっている旨への感謝……「いつも大変お世話になっております」
- 3.相手の確認……「〇〇部の〇〇様でしょうか」
- 4.相手の都合を尋ねる……「〇〇の件でお電話いたしました。10分ほどお時間をいただいてもよろしいでしょうか」
- 5.用件を述べる……「〇〇様の件ですが、このようなご要望が聞かれまして…」
- 6.お礼を述べて先に電話をきる……「貴重なお時間ありがとうございました。それでは失礼いたします」
別の人が出た場合
- 1.名乗る……「わたくし〇〇会社の〇〇と申します」
- 2.日ごろお世話になっている旨への感謝……「いつも大変お世話になっております」
- 3.取り次いでほしい相手の部署や名前を伝える……「〇〇部の〇〇様はお手すきでしょうか」
- 4.相手が電話に出たら、再び名前を名乗り、本人が電話に出た場合と同様に話す
相手が不在だった場合
「別の人が出た場合」の相手の在籍確認のあとに行う会話例です。
- 1.戻り時間を聞く
かけなおす場合……「〇時ころまたこちらからお電話いたします」
折り返し電話がほしい場合……「恐れ入りますが、戻られましたら〇〇までお電話をいただけますでしょうか」 - 2.電話対応のお礼を述べる
電話を受けるときの対応
電話を受ける時の基本的な流れをご紹介します。
かける場合だけではなく、電話がかかってきたときの対応も理解しておきましょう。
電話を受ける際には緊張してしまう場合もあるので、以下を参考に、冷静に対応してください。
- 必ずこちらから名乗る。3コール以上かかってしまった場合は、お待たせした旨を謝罪する。
- 情報を曖昧にしないために、相手の会社名や名前、折り返し先など必ずメモを取る。最後に復唱し確認する。
- 相手が電話を切るまで切らない。
担当不在時の対応
担当が外出や会議で不在の場合は、相手に一時的に担当が席を外していると伝えます。
休みの場合は、担当が本日休みである旨と次回の出勤予定日を伝えると親切です。
相手に不在の旨を伝えた後は、担当が折り返した方が良いのか、自分が伝言を受け取り伝えるだけで良いのかなど今後の対応を伺います。
また、一時的に別の部署へ行った担当を探すあまり、保留時間が長くなりすぎないように注意してください。
30秒以上かかりそうな場合は、折り返しの電話をしましょう。
ビジネスマナーの基本である電話対応を理解しましょう
ビジネスシーンにおいて、電話のかけ方や受け方にはマナーが数多くあります。
電話をかける場合は、事前準備をしっかり行い、スムーズに進めましょう。
電話を受ける際には、相手を待たせすぎず正確な情報を受けられるよう対応することが重要です。
ビジネスシーンの電話は、相手の顔が見えない分、電話対応した人のイメージがそのまま会社の印象に感じられる場合もあります。
マナーを守るのはもちろんですが、相手へ気配りのある対応や言葉遣いを意識しましょう。
電話の感謝や謝罪を手紙で
取引先との電話のなかには、仕事の内容の他に、感謝や謝罪の内容もあるでしょう。
電話で伝えるのも良いですが、その気持ちを手紙で伝えてみることも検討してみてください。
とくに手書きの手紙は、相手に誠意のある気持ちを伝えられ、良い印象を残します。
手書き屋では、手紙の文章から代筆まで行っているので、ぜひビジネスツールの一つとして、ご利用ください。