報告書の書き方はデジタル？手書き？使い分け方を解説

業務報告書や始末書などさまざまな種類がある「報告書」。

デジタルか手書きか書き方で悩む人も多いです。

報告書の書き方にはデジタルと手書きの2種類があります。

この記事では、報告書をデジタルと手書きで書くメリットと書くべき報告書についてそれぞれまとめました。

• ・デジタル報告書のメリット
• ・デジタルで書くべき報告書
• ・手書き報告書のメリット
• ・手書きで書くべき報告書

ぜひ、この記事を読んで、報告書を書く際の参考にしてください。

デジタル報告書のメリット

デジタル報告書のメリットは大きく分けて3つあります。

• ・情報共有をしやすい
• ・コストや時間を削減できる
• ・保管が楽になる

デジタル報告書を活用することで、業務を効率化できます。

デジタル報告書のメリットをしっかりおさえましょう。

情報共有をしやすい

デジタル報告書は情報共有しやすいのが特徴です。

クラウドで共有できていれば、場所や時間にこだわらず報告書をチェックできます。

定期的に更新する必要がある報告書の場合は、最新版を確認できるのもメリットです。

また、報告書などの社内資料を電子化できれば、テレワークも導入しやすくなるでしょう。

複数人で作成・閲覧する必要がある場合はデジタル報告書がおすすめです。

コストや時間を削減できる

デジタル報告書の場合は、紙やインクなどの費用を節約できます。

経済面だけではなく環境にも優しいのがポイントです。

また、データ整理したり検索したりできる機能によって、探している報告書をすぐに見つけられるため、時間を削減できます。

報告書をデジタル化できれば、コストや時間を削減できるだけではなく、効率よく作業を進められるでしょう。

保管が楽になる

デジタル報告書は、保管する際にスペースをとらないのが特徴です。

大量の報告書があったとしても、保管する場所はPC上だけで構いません。

重い書類を倉庫に運ぶ必要もないため、手間がかからないのもメリットです。

デジタルで書くべき報告書

デジタルで書くべき報告書の例を2つご紹介します。

• ・上司への業務報告書
• ・決算報告書

デジタルで書かれた報告書は読みやすく、複数人で共有しやすいのが特徴です。

デジタルで報告書を書けると、業務をスムーズに行えるでしょう。

上司への業務報告書

上司への業務報告書はデジタルで書きましょう。

仕事の進捗を確認し報告するのが業務報告書の役割です。

クラウド上で共有できれば、最新の進捗状況を更新できます。

また、業務報告書は内容によって長文になる可能性もあるため、コストと時間を削減できるデジタル報告書がおすすめです。

決算報告書

決算報告書もデジタルで書くとよいでしょう。

決算報告などの数字が入る報告書の場合は、手書きよりもデジタルのほうが見やすいです。

また、決算報告書は税務署などへの開示義務があります。

そのため、決済報告書は社外の人にも共有しやすいデジタル報告書がおすすめです。

手書き報告書のメリット

手書き報告書のメリットは大きく分けて2つあります。

• ・報告者の感情も伝達できる
• ・物理的なセキュリティのみで安全性を高められる

手書きの報告書は、書く手間がかかりますが、デジタル報告書にはないメリットがあります。

手書き報告書のメリットをしっかりおさえましょう。

報告者の感情も伝達できる

手書きの報告書は筆圧・字体などで、報告者の感情を伝えられるのがメリットです。

始末書や顛末書には、自分の起こしたミスを報告し反省する意味合いがあります。

手書きで丁寧に始末書や顛末書を書くことで、反省や謝罪の気持ちを伝えられるでしょう。

物理的なセキュリティで安全性を高められる

手書きの報告書の場合、倉庫に保管する際の物理的なセキュリティのみで安全性を確保できるのが特徴です。

現地を狙われる可能性もありますが、インターネットを通じて改ざんされるようなリスクはほとんどありません。

また、ファイルが壊れてしまったり、デバイスの充電が切れたりした場合、閲覧できないのがデジタル報告書のデメリットです。

重要な報告書を印刷して保管することで、バックアップとしても活用できるでしょう。

手書きで書くべき報告書

手書きで書くべき報告書の例を2つご紹介します。

• ・始末書や顛末書
• ・社外への報告書

手書きで書いた報告書からは謝罪や反省の気持ちが伝わってきます。

いつも以上に丁寧な字で書くように心がけましょう。

始末書や顛末書

始末書や顛末書は手書きで書きましょう。

自分のミスを認めて反省するのが始末書や顛末書を書く目的です。

手書きで報告書を書くことによって報告者の反省した気持ちを伝えられます。

始末書や顛末書を書く際には丁寧に心を込めて書きましょう。

社外への報告書

社外に報告書を提出する場合は、何らかのトラブルが起きているケースが多いです。

その場合は、謝罪の気持ちを手書きで書いたあいさつ文を入れると良いでしょう。

報告書自体はデジタルで構いませんが、失礼がないよう注意して書いてください。

報告書はデジタルと手書きを使い分けて書きましょう

デジタルと手書きの報告書にはそれぞれメリットがあります。

仕事の効率化を図りたい時はデジタル報告書がおすすめです。

自分の謝罪や反省の気持ちを込めたい時には手書きで丁寧に書きます。

自分が書く報告書にはどの書き方が適しているかを確認してから書きましょう。

今回の記事を参考に、ぜひデジタルと手書きの特性を使い分けて報告書を書いてください。

また、手書きの報告書や謝罪の内容を送るときは、綺麗な字を心がけてください。

代筆手書き屋ではどのような内容の代筆も可能なので、ぜひご活用ください。