ビジネス文書の役割とは？使いこなして仕事をスムーズにしよう

ビジネスの場で、文字として記録に残せるのがビジネス文書です。

多くの人に正確な内容を共有でき、認識の違いからくるトラブルを回避できます。

ビジネス文書をうまく活用すれば、仕事を効率よく進められるでしょう。

今回はビジネス文書の役割についてまとめました。

• ・ビジネス文書の役割
• ・ビジネス文書作成時の注意点

今回の記事を参考にビジネス文書の役割を理解し、仕事をスムーズに進めましょう。

ビジネス文書の役割

ビジネス文書の役割には大きく分けて3つあります。

• ・正確に伝えられる
• ・読み手に好感をあたえる
• ・証拠となる

ビジネス文書は、読み手である相手に好感を与えたり、トラブルを回避するための証拠としても使えたりとビジネスをするうえでは非常に重要です。

ビジネス文書の役割をしっかり理解し、仕事を効率的に進めましょう。

正確に伝えられる

ビジネス文書は、社内外を問わず、情報を正確に伝えられるのがメリットです。

電話や口頭のみでの情報伝達では、聞き間違いなどで誤解が生じてしまう場合があります。

文書であれば、誤解やミスをなくせるため、正確な情報を多くの人に伝えられるのです。

多くの人が同じ認識をもっていれば、効率よく仕事を進められます。

読み手に好感を与える

形式があるビジネス文書は、挨拶文や結語も決まっています。

そのため、失礼な文書を作って失敗する心配がありません。

また、適切な言葉づかいをするだけではなく、「連絡が遅くなり、申し訳ありません」など一言添えれば、より書き手に読み手の気持ちが伝わります。

丁寧な文章で相手に好感を与えれば、商談などもスムーズに進むでしょう。

証拠となる

文字としての情報は、信頼できる証拠として活用可能です。

口頭のみの情報伝達では、時間の経過とともに内容が曖昧になります。

特に複雑な内容の商談や、お互いの契約内容の認識が異なっている場合などは、証拠となる物がないとトラブルが発生するでしょう。

文書があれば、時間が経過しても正確な内容を確認でき、トラブルを回避できます。

ビジネス文書作成時の注意点

ビジネス文書作成時には注意点が3つあります。

• ・組織を考慮して作成する
• ・適切な発信方法を選ぶ
• ・作成後に整理整頓をしっかり行う

ビジネス文書は、個人としてではなく組織の一員として発信する文書です。

組織が不信感をもたれないよう考慮して作成する必要があります。

注意点をしっかり押さえて、ビジネス文書を適切に作成し発信・保管をしましょう。

組織を考慮して作成する

ビジネス文書は、組織における自分の役割や責任を考えて作成しなければなりません。

文書の読み手は、個人から発信された文書ではなく、会社および部門から発信された文書だと認識します。

そのため、組織での自分の役割や責任を理解し、権限の範囲を逸脱しないように作成する必要があります。

ビジネス文書は、組織の名前を背負って発信する文書であると理解して作成しましょう。

適切な発信方法を選ぶ

ビジネス文書は、目的に合わせて適切な方法でやりとりしましょう。

間違った方法で発信してしまうと失礼にあたります。

たとえば、「謝罪・感謝・依頼」は、Eメールでなく封書や対面でやり取りするのが一般的です。

「緊急連絡」は相手にすぐ対応してもらう必要があるため電話で行います。

文書をやりとりする際には、適切な手段を選びましょう。

作成後に整理整頓をしっかり行う

ビジネス文書作成後は、書類やファイルをしっかり整理整頓して、効率的に仕事を進めるのも重要です。

作成した文書が散らばっていたり、書類の保存先がわからなかったりすると必要なときに書類を確認できません。

書類ファイルをインデックス管理をしたり、不必要な書類はすぐに破棄したり工夫する必要があります。

文書作成後は整理整頓を行い、必要な時に役割を果たせるよう環境を整えましょう。

ビジネス文書作成は丁寧に

ビジネス文書には、書き手と読み手をつなぐ重要な役割があります。

ビジネス文書があれば、正確な情報を共有し効率的に仕事を行えるだけではなく、相手に好感を与えたりトラブル発生を防いだりと書き手と読み手のコミュニケーションとしても活用できます。

ビジネス文書には、情報伝達以外にも人間関係を円滑にする効果もあるため、読み手の立場に立って丁寧に作成するのが重要です。

また、ビジネス文書は、先方に読みやすい字で手書きも検討してみましょう。

とくに謝罪や感謝の手紙などは、手書きの方が気持ちが伝わりやすいです。

代筆手書き屋では、手紙の代筆・文章の作成まで行っておりますので、ぜひビジネス文書を作成する際にお役立てください。