秘書の仕事内容はどんなものがある？ - 一般社団法人日本代筆屋協会

上司が仕事をしやすいようにサポートをするのが秘書の役割。

しかし、秘書は上司の仕事を管理・調整するだけではなく、さまざまな業務を行う必要があります。

今回は、秘書が具体的にはどのような仕事をしているのかをまとめました。

この記事を読んで、秘書の仕事内容を理解し、自分に向いているかどうか参考にしてください。

秘書の仕事内容は大きく4つ

秘書の仕事内容はおおきく4つに分けられます。

秘書の仕事は多岐にわたり、上司の仕事のサポートを行うのが基本業務です。また、単純なサポートだけではなく、上司の嗜好や企業の規定に準じて業務を行う必要があります。

秘書の仕事内容をまとめたのでぜひ参考にしてください。

上司のスケジュール管理は秘書の仕事のひとつです。

会議の日程や相手を把握し、上司に伝えたり、会議を行えるよう日程の調整を行ったりします。新しい会議が入った際には、予定が重複していないかを確認したり、会議が行える場所を手配したりするのも秘書の仕事です。

重要な会議の予定を間違えていると、上司が取引先から不信感を抱かれるだけではなく、上司と自分の信頼関係が崩れてしまう場合もあります。上司のスケジュールは徹底して把握しておきましょう。

上司が出張で利用する新幹線や飛行機などの予約も秘書の仕事です。宿泊する場合はホテル予約や取引先への手土産の準備などの手配も行います。

ただ手配すればいいわけではなく、上司の好みや企業の規定に準じているかなどの気配りが必要です。

上司への来客があった際に応接室へ案内をしたり、必要な書類を準備したりするのも秘書の仕事です。ときに同席を求められる場合もありますので、臨機応変に対応しましょう。

また、上司が不在時の電話へも代わりに対応します。

もし予測できる来客や電話があれば、秘書のみで対応してもよいかあらかじめ上司と相談しておくとよいでしょう。

社内文書や社外文書の作成・管理も秘書の仕事です。

報告書類や打ち合わせに使用する資料などさまざまな文書を作成・管理する必要があります。上司から必要だといわれた際には、すぐに書類を出せるようファイリングを行っておきましょう。

また、仕事に必要な書類だけではなく年賀状やお礼状の作成をする場合があります。特に、お礼状は手書きで書く場合が多い文書です。文字が汚いと上司や企業のイメージダウンにつながる可能性があります。手書きで書く際には一文字ずつ気を配って丁寧に書きましょう。

秘書の役割は2つあります。

秘書は前に出て目立つような仕事ではありません。しかし、上司が仕事に集中できるように仕事を調整したり、臨機応変に対応したりと重要な役割があります。

以下にまとめたのでぜひ参考にしてください。

上司が効率よく仕事ができるよう環境を整え、上司の業務をサポートするのが秘書の役割です。書類作成などPC業務だけではなく、掃除や応接室の予約、備品の調達など一見雑務に思えるような仕事も秘書が行う場合があります。

また、上司の負担が軽減されるよう、上司の仕事を細かく調整する必要があります。例えば、郵便物や社内の書類も秘書が内容を確認し、上司が内容を把握しやすいよう整理するのも秘書の仕事です。

秘書は、上司を支える立場としてサポート役に徹する必要があります。

上司によって仕事のやり方は異なり、性格も違います。そのため、上司によって仕事内容が変わるのが秘書です。

同じ秘書に転職しても、以前一緒に働いていた仕事内容と異なる場合もあります。

決められた仕事をこなすだけではなく、相手の気持ちを察知し、臨機応変に行動する能力が必要です。

仕事のやり方や内容に固執せず、上司が快適に効率よく仕事を行えるよう秘書としてサポートをしましょう。

今回解説したように、秘書としての仕事はとても幅広いです。それぞれの仕事に対して臨機応変に対応できるようにしておかなければいけません。

しかし、秘書の仕事の一部を外注する方法もあるので、どうしても苦手な業務があった場合は外注も検討してみてください。

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