秘書の必要スキルや身につけておくべきスキル

秘書は多忙な上司にとって、頼りになるサポート役です。

そのため、秘書の仕事は一般的な事務職とは異なり、上司の業務によって発生します。
秘書の仕事内容は担当する上司や企業によって大きく異なるのです。

秘書には持つべき基本スキルのほかに持っていると強みになるスキルもあります。

この記事では、秘書に必要なスキルと強みになるスキルについてまとめました。

• ・秘書に必要なスキル
• ・身につけておくと強みになるスキル

この記事を読んで、秘書に必要なスキルを確認し身につけましょう。

秘書に必要なスキル

秘書に必要なスキルは4つあります。

• ・PCスキル
• ・スケジュール管理スキル
• ・コミュニケーションスキル
• ・綺麗な文字を書くスキル

秘書はPC業務が多いイメージですが、業務を円滑に行うためにコミュニケーションスキルや管理スキル、綺麗な文字を書くスキルも必要です。

秘書に必要なスキルをまとめたので、ぜひ参考にしてください。

PCスキル

秘書の仕事は主にPCを使用します。

PCは文書作成や計算、情報収集など事務作業をする上では欠かせません。

文書や資料作成によく使われるWordやExcel、PowerPointなどのOfficeソフトはすべて使える状態が望ましいです。
Outlookなどのメールソフトなども使えるとよいでしょう。

PCソフトだけではなく、タイピングの速度や、文書を間違えずに作成する能力も必須です。秘書は重要な急ぎの文書作成を頼まれる場合が多いため、スピードだけではなく正確性も求められます。

スケジュール管理スキル

秘書に必要な能力としてスケジュール管理スキルが挙げられます。

秘書を必要とする会社のトップや役員は多忙で、急な予定変更も多いです。
そんなとき、落ち着いて対処し、代替案を提案してくれる秘書がいると安心できます。

秘書は会社トップや役員のスケジュールを把握するだけではなく、場合によっては先手を打ってスケジュールを予約、変更する必要があります。

コミュニケーションスキル

秘書にはさまざまな人に対応できるコミュニケーションスキルが不可欠です。

秘書は、会社の役員やトップと仕事上で関わる人たちの間に立ち、周りへの配慮をしながら相手に的確かつ必要な情報を届ける必要があります。

また、秘書は職務上、会社の機密事項を知る機会も多いです。
そのため、社交的でありながら重要事項は他言しない口の堅さも必須でしょう。

役員やトップが仕事をしやすいような関係性を築くため、周りと円滑なコミュニケーションを保つのが秘書の仕事の一つです。

綺麗な文字を書くスキル

綺麗な文字を書くスキルも必要です。

秘書業務では、封書の宛名やお礼状を書いたり、上司が書いた文書を清書したりします。

書類の封書に美しい字で表書きがされていれば、会社の信頼感につながりまた仕事を依頼したいと思うでしょう。

反対に、読めないような雑な字で書かれていたら、信頼を失ってしまう可能性もあります。

綺麗な文字を書くスキルも秘書には必要といえるでしょう。

身につけておくと強みになるスキル

身につけておくと強みになるスキルは3つあります。

• ・語学力
• ・ビジネス用語スキル
• ・判断力・提案力

最低限必要なスキルの他に持っていると重宝されるでしょう。

身につけておくと強みになるスキルをまとめたのでぜひ参考にしてください。

語学力

語学力は身につけておくと強みになるスキルの一つです。

企業によっては英語でのやり取りが必要な場合もあり、語学力があると仕事の幅が広がります。
特に外資系の企業では上司の隣で働く秘書も英語を話す必要があるでしょう。

ビジネスレベルの英語力が身に付いている人は、外資系秘書になることでさらにキャリアアップが目指せます。
また、英語だけでなく、中国語や韓国語も使えるとより会社から必要とされるでしょう。

外資系ではなくても、海外から取引先が来客するのはどの会社でもあり得ます。
会議室へ案内したりお見送りをしたりする際に、会話がスムーズにできると取引先から信頼されるでしょう。

ビジネス用語スキル

ビジネス用語や敬語をシチュエーションに合わせて正しく使い分けられる能力も必須です。

適切なタイミングでビジネス用語を使えないと相手に不信感を抱かせてしまいます。

相手と円滑なコミュニケーションをとるためにも、ビジネス用語のスキルは正しく理解し使い分けられる必要があるでしょう。

判断力・提案力

秘書の仕事ではいつでも臨機応変な対応が求められます。

その場で適切な対応をとるためには、とっさの判断力が不可欠です。

忙しい上司にすべて確認はできないため、それまでの経験や知識からベストな判断をしなければなりません。

また、上司からの指示を待つだけでなく、上司が必要としていることを自ら考えて、積極的に提案するのも重要です。
状況に応じた提案をできるよう常日頃から考えて行動する必要があります。

秘書にはとっさの判断力と状況をよくするための提案力が必要です。

多岐にわたる秘書のスキル

秘書にはPCスキルだけではなく、コミュニケーションスキルや綺麗な文字を書くスキルなどあらゆる業務を処理する能力が必要です。

秘書に最低限必要なスキルと強みになるスキルは異なります。
強みになるスキルがあることで重宝される秘書となれるでしょう。

また、秘書は業務を通じて人の役に立ったり、人から感謝を伝えられたりと、やりがいを感じる場面も多い仕事です。

今回の記事を参考にぜひ秘書に必要なスキルを身につけてください。

また、秘書の業務のなかでどうしても自分では対応できないものがあれば、他社へ依頼するのも一つの方法です。

代筆手書き屋では、手紙の代筆などを行っておりますので、「字が綺麗に書けない」「手紙の内容を考えるのが苦手」という際には、ぜひご活用ください。