Zoomミーティングの基本マナーと円滑に行うためのポイント

手軽にミーティングを行えるようになった一方で、Zoomミーティングには対面では見られなかったマナーやポイントがあります。

今回はZoomミーティングのマナーについてまとめました。

• ・Zoomミーティングの基本マナー
• ・Zoomミーティングを円滑に行うためのポイント

Zoomミーティングにはオンライン特有のマナーもいくつかあります。
マナーを守ってミーティングに参加することで、気持ちよく会議を行えるだけではなく相手からも好印象を得られるでしょう。

この記事を読んで、Zoomミーティングのマナーとポイントをしっかりおさえましょう。

Zoomミーティングの基本マナー

Zoomミーティングの基本マナーは大きく分けて5つあります。

• ・開始時間5分前には入室待機する
• ・会議中はビデオオンの状態にする
• ・他の人の会話中はミュート機能を使う
• ・Zoom開始前にインターネット環境を確認
• ・目上の人が退出してから終了する

Zoomの基本マナーがわからないとミーティングが中断してしまい、相手に迷惑をかけてしまう場合もあります。
Zoom利用中のトラブルを避けるため知っておくべきマナーをまとめたので、ぜひ参考にしてください。

開始時間5分前には入室待機する

オフラインの会議と同様にZoomミーティングでも時間厳守が鉄則です。

オンラインでは自分で時間を管理する必要があります。
席を立って会議室へ向かう人の動きなども見られないため、タイマーなどを使用して時間を忘れないように注意してください。

また、あらかじめ5分前にはZoomを起動させ、待機しておくとスピーカーやマイクのトラブルが起きた際にも早い段階で対処できます。
Zoomミーティング開始後もトラブルに時間を取られず、余裕をもって会議に臨めるでしょう。

会議中はビデオオンの状態にする

Zoomミーティング中は、ビデオをオンの状態にしておきましょう。
ビデオオフのままだと、相手の顔が見えないため話が伝わっているのかわからず、不安になってしまいます。

トイレや来客時も、一言断りを入れて、Zoomミーティング中はビデオはオンの状態にしておきましょう。

他の人の会話中はミュート機能を使う

Zoom会議中はミュート機能を使い、ほかの人の会話中に余計な音が聞こえないよう配慮しましょう。

複数名が参加するZoomミーティングでは、基本的に「話している人」の音声に集中したいはずです。
余計な音声やノイズが入ると「今のは何だろう」と集中力が途切れてしまいます。

ミュート機能は、画面下部のメニューにある「ミュート」をクリックすると利用可能です。

Zoom開始前にインターネット環境を確認

Zoomは、インターネット環境が安定していない場所だと、止まったり、コマ送りになったりする場合があります。
ミーティングそのものが中断してしまう可能性もあるので注意してください。

インターネット環境はできるだけ安定している場所を選ぶようにしましょう。

目上の人が退出してから終了する

日本の会社には「上司が帰宅してから部下が帰宅する」というマナーがあります。
Zoomでも同様にすると好印象です。

しかし、Zoomはホストが抜けると自動的にZoomの部屋が終了してしまうので、あまり意識するべきマナーではないかもしれません。

先に退出する場合は、最低でも「失礼します」の一言をかけてから退出しましょう。

Zoomミーティングを円滑に行うためのポイント

Zoomミーティングを円滑に行うためには3つのポイントがあります。

• ・表情や仕草やリアクションをとる
• ・適度な相槌
• ・背景はバーチャル背景を使用する

対面でのミーティングではない場合、どのようにすれば相手が話しやすくなるのか注意点をまとめたので参考にしてください。

表情や仕草でリアクションをとる

Zoomミーティング中、参加者の話に集中してしまうと無表情で動きがない状態が続いてしまいます。

無表情で画面を見続けていると、「無表情で全く動かない」「反応がない」とほかの参加者から評価されてしまいやすいです。

口角を少しあげたり拍手をするなど表情や仕草で適度にリアクションを取りましょう。

適度な相槌

会話中に反応があまりないと、真剣に話を聞いているつもりでも「関心がないのか？」「ちゃんと聞いているのか」と思われてしまう可能性があります。

ミュート中であってもうなずいたり少し考える表情をしたりすると相手も安心して話せるでしょう。

対面でのミーティング以上に、他の参加者からどう映っているのかを気に掛けておくのが重要です。

背景はバーチャル背景を使用する

Zoom会議では、背景に気を遣うようにしましょう。
背景に違和感があると、気が散って会議に集中できない可能性があります。

Zoomアプリ内にある「バーチャル背景」を設定するのがおすすめです。
プライベート空間が見られないため、プライベートなものを移動させたり、レンタルスペースを利用したりする手間や費用がかかりません。

また、家族やペットが映りこんでしまう可能性もあるため、誰もいない個室でZoomミーティングをするようにしてください。

オンラインにもビジネスマナーを

Zoomはまだ使い方に慣れていない人やマナーがよくわからない人も多くいます。

うまく使いこなせなくても、参加者に対し可能な範囲での配慮は、ビジネスを円滑に進めていく上で非常に重要なポイントです。

今回の記事を読んで初めて知ったマナーがあれば、次回のZoomミーティングからさっそく実践して、気持よく仕事を進められるようにしましょう。

オンラインコミュニケーションが増えたからこそのアナログなコミュニケーション

大事な想いや言葉は、オンラインでは伝えないようにしましょう。

大事な想いは、アナログな方法の方が伝わります。
アナログな関係の方が、信頼関係も構築しやすいです。

昨今では、Zoomのようにオンラインのコミュニケーションが主流になってきましたが、人と人との繋がりは温かみのある方法が良いでしょう。

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