ビジネス上で知っておきたいスマホのマナー

仕事を円滑に進めるためにスマホはなくてはならないツール。

緊急連絡や予定変更をすぐに社員に伝えられるので非常に便利です。

しかし、ビジネスシーンでスマホをいつも通り使っていると、仕事の妨げになったり、相手に失礼だと思われたりする可能性があります。

今回はビジネスシーンにおいてスマホを使う際のマナーについてまとめました。

• ・ビジネス上でのスマホマナー
• ・スマホに関連する言葉の伝え方
• ・ビジネスでスマホを使う際の注意点

この記事を参考にして、ビジネスシーンでのスマホのマナーをしっかりおさえましょう。

ビジネス上で守るべきスマホマナー

ビジネス上でスマホを使用する際にはマナーが2点あります。

• ・マナーモードの徹底
• ・会議や商談中は電源を切る

スマホはすぐに本人に連絡がつくのがメリットですが、着信音が鳴るため周囲の人の仕事の妨げになる場合があるのがデメリット。

周囲の人に迷惑をかけないよう、守るべきスマホマナーを確認しましょう。

マナーモードの徹底

今は私用のスマホを黙認している企業が多いです。
しかし、着信音は自分と相手どちらの仕事も妨げるため、必ずマナーモードにしましょう。

スマホがマナーモードでもバイブレーター音が響き渡り、集中力が低下してしまうため、電源オフにしておかなければならない企業もあります。

そのため、必ず企業のスマホの規則を確認してください。

また、自分のスマホの番号を知る主要取引先には「電話がつながらない場合は、受付に伝言を残してください」と伝えておきましょう。

外回りの仕事の場合は着信音が鳴るように設定しますが、ノーマルな着信音にするのがマナーです。

会議や商談中は電源を切る

会議や商談中にスマホの着信音が鳴るのもマナー違反です。

商談中はマナーモードでもバイブレーター音で着信があったことが相手にわかります。
そのため、必ず電源オフにしておきましょう。

スマホの着信で会議を中座する人もいますが、その間、会議が止まれば他メンバーの時間を無駄にしてしまいます。

スマホの電話対応2つ

ビジネスでスマホを使う際には、相手に不快感を与えないようにする必要があります。

• ・電話に出るのが難しい際の伝え方
• ・商談中にスマホで検索する際の伝え方

移動中などでスマホを使うのが難しい場合や、商談中にスマホを使用したい場合にはまず相手に伝えるべき言葉があります。

相手に対して失礼にならないよう、言葉や伝え方についてしっかり確認しましょう。

電話に出るのが難しい際の伝え方

電車や車などの移動中に着信があった場合は、「申し訳ありません。移動中ですので5分後にかけ直してもよろしいでしょうか？」と電話を切ってから、再度かけ直しましょう。

「何分後に電話がくる」とわかれば相手もその後の予定を立てられます。

商談中にスマホで検索する際の伝え方

商談中にスマホ操作が必要な時は、一言「失礼いたします」と断りを入れる配慮が大切です。

今はスマホの普及により、商談中にスマホで調べ物をしたり、手帳ではなくスマホでスケジュールを確認したりする人も珍しくありません。

しかし、年齢によっては、すぐにスマホを操作する若者に対し不快な感情を抱くケースもあります。

商談中にスマホを操作する場合は、相手に一言声をかけるよう意識しましょう。

ビジネスでスマホを使う際の注意点

ビジネスにおいてスマホを使う際には注意点が4つあります。

• ・LINEは簡単な業務連絡のみ
• ・必ずパスコードを設定する
• ・勤務の様子をSNSにアップしない
• ・業務に関する内容を不特定多数の人がいるところで喋らない

普段何気なく使っている便利なスマホですが、ビジネスシーンではいつも通り使うと「マナーがなっていない」と思われる可能性があります。

スマホをプライベートと同じ感覚で使わないために、注意点を確認しましょう。

LINEは簡単な業務連絡のみ

LINEは簡単な業務連絡だけにしておきましょう。

LINEのビジネス利用で最も危険とされるのが情報流出です。

LINEは「友だち追加」がデフォルトでオンになっており、スマホの電話帳に登録されている電話番号が自動で読み込まれています。
仮に、相手に仕事の内容を誤送信してしまったら、機密情報や顧客情報を簡単に社外に転送できてしまうのです。

また、「友だち」に同僚の名前が表示されたので追加したところ、実は乗っ取られたアカウントによる “なりすまし” だったというケースもあります 。
自分は乗っ取られていないのに、乗っ取られた同僚を友だち追加したことにより、情報漏洩してしまう恐れがあるのです。

LINEでは機密事項・個人情報などについてやりとりするのは避け、簡単な連絡にとどめておきましょう。

必ずパスコードを設定する

スマホのパスコードは必ず設定しておきましょう。

万が一スマホをなくした場合、パスコードがかかっていないと情報が流出する可能性があります。

また、パスコードは簡単だと解除されてしまうため、長くしたり複雑にしたり工夫して解除されないよう注意してください。

スマホのパスコードを設定してセキュリティを強化しましょう。

勤務の様子をSNSにアップしない

勤務中にSNSをチェックしたり、仕事の様子をアップしたりする行為はマナー違反です。

スマホの普及でSNSの利用者も増加しています。

休憩時間にSNSを見たり、ランチの内容を投稿したりするのは構いません。

しかし、勤務の様子をSNSにアップするのは情報漏洩につながる可能性があります。

非公開アカウントであっても、どこからか公開内容が漏れてしまう可能性もないとは言い切れません。

勤務中の様子をSNSにアップするのはやめましょう。

業務に関する内容を不特定多数の人がいるところで喋らない

業務に関する内容を不特定多数の人がいるところで話すのはやめましょう。

業務に関連した話には取引先の担当者など、個人が関係してきます。

本来なら公開すべきでない情報もうっかり話してしまう可能性があるので注意してください。

個人情報が漏洩してしまうと、最悪の場合本人にも知られ、本人からの苦情や契約の解除、さらには訴訟などの問題にも発展する場合もあります。

また、開発やマーケティング活動に関して会社が持っている情報は営業秘密に属します。

このような情報を社外で流出させてしまうと、情報を取得した企業がその情報を盗用して商品やサービスに役立てたり、営業活動に取り入れたりする可能性があります。
このような事態は会社としては大打撃です。

社外の特定の人との間でも、不特定多数の人がいる会社の外の場所でも、業務や社内の話をするのはやめましょう。

スマホは使い方に徹底的に注意しましょう

今の時代、スマホはなくてはならない便利なアイテムです。

しかし、ビジネスにおいてスマホを使う際には守るべきマナーがあります。

ビジネスマナーを誤ると相手に不快感を与えたり、情報漏洩や懲戒処分など大きな問題を引き起こしたりする場合がありますので注意してください。

今回の記事を参考に、スマホのビジネスマナーを確認し、社会人としてふさわしい行動を心がけましょう。

スマホで伝わることを手紙で伝える

今は、どんな連絡もスマホやパソコンを使って行っているのではないでしょうか。

大事な連絡、感謝の言葉、謝罪の言葉など、LINEやメールで済ませていませんか？

もしLINEやメールで送っているのであれば、手紙を使う方法も考えてみてください。

LINEやメールが主流になっている時代だからこそ、手紙は相手の心に届きます。

ぜひ、大事な言葉は、手紙で伝えるようにしましょう。