退職時の手紙の書き方｜退職時のマナーも解説

会社を退職することが決まったら、お世話になった人に挨拶をするのが礼儀です。

直接会って挨拶するのが丁寧ですが、時間の関係で手紙やメールでの挨拶になることもあるのではないでしょうか。

この記事では、退職時のマナーや挨拶のポイントについてご紹介します。

• ・退職時のマナー
• ・退職挨拶の方法
• ・手紙で退職挨拶をするときの例
• ・手紙で退職挨拶をする時のポイント

相手に失礼がないように退職時の挨拶をしましょう。

退職時のマナー

退職を相手に伝える際には、以下3つのマナーがあります。

• ・退職挨拶は上司の許可がおりてから
• ・感謝の気持ちをつたえる
• ・ネガティブな内容を入れない

マナーが守れていないと感謝の気持ちが伝わらないだけでなく、相手に不信感を与えてしまう場合もあるので、注意しましょう。

退職時にはマナーを守って挨拶をしましょう。

退職挨拶は上司の許可がおりてから

退職の挨拶は上司と相談し、日にちを決めて行いましょう。

相手によっては、退職を伝えるタイミングや方法を上司から指定される場合もあります。

上司と相談してから退職の挨拶をしましょう。

感謝の気持ちを伝える

退職の挨拶は、退職日を伝えるためだけでなく感謝の気持ちを伝えるために行います。

具体的なエピソードを盛り込むと、相手との思い出がよみがえり、より感謝の気持ちが伝わるでしょう。

「〇〇の仕事のとき、上司の〇〇さんが〇〇をしてくださり、無事に乗り越えられました」など、上司とのエピソードだと上司をたてられるのでおすすめです。

ネガティブな内容を入れない

退職の挨拶時には感謝の気持ちを伝え、ネガティブな内容や愚痴は伝えないようにしましょう。

自分の評価が新しい職場に伝わることもありますし、退職する職場が将来的にはクライアントになる可能性もあります。

相手には、お世話になり感謝している旨を伝え、気持ちよく退職の挨拶をしましょう。

退職挨拶の方法

退職の挨拶をする際には、手紙がおすすめです。

手紙を丁寧に時間をかけて書くことで、一文字一文字に気持ちをこめられます。

手書きの文面から感謝の気持ちが伝わるだけでなく、自分へわざわざ時間を割いてくれたんだという特別感も生まれ、相手にも喜ばれるでしょう。

そのため、退職挨拶の方法には、手紙を選ぶとよいです。

その他、退職の挨拶の方法は、電話やスピーチもあります。

• ・手紙
• ・メール
• ・電話
• ・スピーチ

以下では、それぞれの4つの特徴や注意するべき部分について解説します。

手紙

手紙は、お世話になった方に自分の文字や文章で気持ちを伝えられる手段です。

マナーを意識することも大切ですが、具体的なエピソードなどを交え、感謝の気持ちが伝わるように書きましょう。

郵送で送る場合には、到着まで時間がかかるので退職日の3週間前までには送ってください。

社外の相手に対しては、引継ぎをする後任のスタッフを紹介したり、残った仕事について説明したりする必要があるため、上司の許可が出たら早めに送りましょう。

メール

メールは、退職日までに直接会えない相手に伝えたい時におすすめです。

直接会う日程をたてられなかったことをお詫びし、業務について後任のスタッフの名前を記載しましょう。

メールは電話と違い文面が残るので、あとから見返したときに後任のスタッフの名前などを確認しやすい手段です。

長くなりすぎないよう簡潔にまとめてください。

電話

電話は、直接話したいけれど、なかなか会えない方に手短に伝えたいときにおすすめです。

質問に対する返答もその場でする必要があるため、後任のスタッフや今後の業務についてある程度答えられるように準備をしておきましょう。

電話は声のトーンも伝わるため気持ちも伝わりやすい手段です。

電話のマナーに気を付けながら、感謝の気持ちをしっかり伝えましょう。

スピーチ

スピーチは、一度に大勢の方に感謝を伝えられる手段です。

大勢の方へ話すため、緊張して言葉が出てこない場合もあります。

そのため、あらかじめ話す内容を決めておくと良いでしょう。

また、具体的なエピソードを用意しておくとより良い印象になります。

スピーチの最後は前向きな言葉で締めくくりましょう。

長くなり過ぎず、1分を目安にスピーチをおさめてください。

手紙で退職挨拶をするときの例

退職の挨拶は、以下の4つの構成で書きます。

• ・季節の挨拶
• ・退職する旨と退職日
• ・お礼の挨拶
  社内向けの場合…具体的なエピソードを盛り込む。
  社外向けの場合…後任のスタッフの情報を入れる。
• ・締めの挨拶

社内・社外にわけて退職あいさつの例をご紹介します。

社内へ送る退職挨拶の手紙の例

社外へ送る退職挨拶の手紙

手紙で退職挨拶をするときの例

退職挨拶の手紙は、内容だけではなく封筒や便箋にも気を付けましょう。

手紙の内容はもちろん、退職の挨拶にふさわしい封筒や便箋を選ぶことも重要です。

封筒や便箋選びのポイントをおさえて、相手に感謝の気持ちを伝えましょう。

以下では、手紙を書くときのポイントについて解説します。

封筒の選び方

封筒は白い無地の和封筒を使いましょう。

茶封筒は書類を送ったり、月謝などを払ったり事務的な場面で使われることが多いです。

履歴書を送ったり、退職の挨拶の手紙を送ったり、改まった場面では白封筒を使いましょう。

また、封筒は一重ではなく二重封筒を選びます。

一重封筒はお悔やみの際に使われるので、退職の挨拶の手紙を入れる封筒としてはふさわしくありません。

相手に失礼がないような封筒を選びましょう。

便箋の選び方

白の無地の便箋または、縦の罫線がついている便箋を使いましょう。

横書きはカジュアルな印象を持たれてしまうので、正式な場面での使用はふさわしくありません。

親しい方や同僚に送る際には横書きでもかまいませんが、取引先や上司に送る際には縦書きで送りましょう。

大事な人へは手書き

お世話になった方や大切な人へは手書きで書くのがおすすめです。

一文字一文字に気持ちをこめられるため、相手へ感謝の気持ちも伝わりやすいです。

また、手紙を書くには時間がかかります。

そのため、時間をわざわざ自分に費やしてくれたのだという特別感も生まれ、相手に喜ばれるでしょう。

退職は手紙でこれまでの感謝を伝えましょう

退職時にお世話になった人へ感謝の気持ちを伝える方法はさまざまあります。

マナーやポイントをおさえて相手へ退職の挨拶をしましょう。

また、退職時の挨拶は手紙がおすすめです。

退職の挨拶を手紙に書くことで、感謝の気持ちが伝わるだけでなく、相手に丁寧な印象を持たれます。

相手が将来再びクライアントになる可能性もありますので、退職時に丁寧な印象を持たれると非常に安心です。

ぜひ今回の記事を参考に、退職の挨拶を手紙でしてみてください。

また、手書きの文字に自信がない人は、代筆の代行も検討してみてください。

文章の内容から手書きまで、対応しております。