担当変更の挨拶へお礼メールを送る時の書き方とポイント｜例文あり
人事異動シーズンには担当変更の挨拶メールが多く送られます。
お世話になっている担当者が異動する際には、今までのお礼や感謝の気持ちを伝えるのが重要です。
本記事では、返信メールの書き方やポイントをお伝えします。
- お礼メールを送るときのポイント
- 担当変更の挨拶に対するお礼メールの例文
併せて文例もご紹介するのでぜひ参考にしてください。
お礼メールを送るときのポイント
お礼メールを送るときのポイントは3つあります。
- ・できる限り早く送る
- ・「取り急ぎ」を使わない
- ・定型文にならないようにする
担当変更の挨拶メールがきたらなるべく早く送るのがマナーです。
定型文にならないよう感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。
できる限り早く送る
担当者変更の挨拶メールが届いた時には、出来るだけ早く返信するのがマナーです。
午前中にメールが来た際には夕方までに送り、夜や午後に来た時には、翌日の始業時間前に送りましょう。
お礼メールは内容を熟考して時間がかかってしまうよりも、早めに送るのがおすすめです。
「取り急ぎ」を使わない
お礼メールを送る際には「取り急ぎ」という言葉は使わないようにしましょう。
「取り急ぎ」には「とりあえず急いで」という意味があります。
お礼メールは、丁寧な表現で相手に感謝の気持ちを伝えるのが目的です。
お礼メールで「取り急ぎ」を使うのは適切な用語ではありません。
どうしても使いたい時には、「略儀ではありますが、まずはメールでお礼申し上げます」などの表現の方がよいでしょう。
定型文にならないようにする
お礼メールは定型文にならないように注意してください。
あまりに単調な定型文では誠意や感謝が相手に伝わりにくく、場合によっては「本当にそう思っているのか」という不信感を抱かせてしまう可能性もあります。
「思い出に残っている具体的な出来事」や「相手のどういう行動に感謝の気持ちを抱いたのか」などを打てば、相手の印象にも残りやすくなるのでおすすめです。
なるべく定型文にならないよう具体的なエピソードを盛り込みましょう。
担当変更の挨拶に対するお礼メールの例文
担当変更の挨拶に対するお礼メールの例文を2つご紹介します。
お礼メールを書く際には「担当変更メールへのお礼の言葉」「印象に残ったエピソードなど感謝の気持ち」「相手の今後の活躍を祈る言葉」を入れる必要があります。
ぜひ、例文を参考にお礼メールを作成しましょう。
お礼の例文①
件名：Re:担当者変更のお知らせ
株式会社○○ ○○
営業部 ○○ ○○ 様
日頃より大変お世話になっております。
株式会社△△、△△部の△△です。
ご多忙中のところ、異動のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
○○様に弊社の担当をしていただいたことで、
多くのことを学ばせていただきました。
仕事も円滑に進めることができ、心より感謝申し上げます。
新天地におかれましても、○○様の今後のご活躍をお祈りしております。
今後とも引き続きよろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
署名
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
お礼の例文②
件名：Re:人事異動による担当者変更のご連絡
株式会社○○ ○○
営業部 ○○ ○○ 様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△、営業企画部の△△です。
○○様の転勤とご担当者様の変更のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
○○様には今まで大変お世話になり、感謝の気持ちでいっぱいです。
○○プロジェクトの際は、一から知識をお教えいただき、非常に助かりました。
改めてお礼申し上げます。
転勤先でも○○様がご活躍されますことを心よりお祈り申し上げます。
今後もご迷惑をおかけすることがあることと存じますが、どうぞ変わらぬご愛顧をいただきますようよろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
署名
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
お礼メールで感謝の気持ちを伝えましょう
担当変更の挨拶に対するお礼メールは、相手になるべく早く送り、定型文にならないよう具体的に感謝の気持ちを書くのがポイントです。
お礼メールを具体的に書くのは、手間のかかる作業ではありますが、ビジネスをよりスムーズに進めていくきっかけにもなります。
本記事で紹介したポイントをおさえてお礼メールを作成し相手へ感謝の気持ちを伝えましょう。
また、大きな感謝を伝えたいときにはメールではなく手紙もおすすめです。
とくに手書きの手紙は、忘れられない思い出になりますし、今後も取引を続けていく上で強いアピールになるでしょう。
代筆手書き屋ではビジネスシーンに適した手紙の作成・代筆までおこないますので、ぜひご相談ください。