秘書の仕事でよくある悩みとは？実務で覚えなければいけないこと

上司のサポートをするためにさまざまな業務をこなすのが秘書の役割です。

秘書と聞くと一見華やかなイメージがありますが、秘書ならではの悩みもあります。

この記事では、秘書の仕事でよくある悩みと実務に関する秘書の悩みをまとめました。

• ・秘書の仕事でよくある悩み4つ
• ・実務に関する秘書の悩み

特に会社の重役につく秘書は責任も大きく、悩みを抱える人も多いです。

実務に関する秘書の悩みでは解決策もまとめたのでぜひ参考にしてください。

秘書の仕事でよくある悩み4つ

秘書の仕事でよくある悩みが大きく分けて4つあります。

• ・業務の幅が広い
• ・将来のキャリアが見えづらい
• ・上司のスケジュールに合わせなければいけない
• ・相談できる仲間が少ない

秘書は上司をサポートするために、通常業務だけではなく雑務もこなす必要があります。
秘書は限られた時間で効率的に業務をこなさなければならず、悩みを抱える人も多いです。

ここでは秘書の仕事でよくある悩みについて解説していきます。

業務の幅が広い

秘書の仕事は、上司のスケジュール管理や資料の作成、来客・電話対応など業務の幅が非常に広いです。
秘書はこれらの業務をこなすだけではなく、優先度を考えタスクを同時進行させる必要があります。

また、日常業務だけではなく、秘書はさまざまな仕事に対応しなければなりません。

時には買い物や電球の交換など雑用もこなす必要があります。

業務の幅が広く、業務量も自然と多くなりがちなのが秘書の仕事。
秘書を始めたばかりの人はうまく仕事がこなせず悩みを抱える人も多いです。

将来のキャリアが見えづらい

秘書は事務作業だけではなく、接待や雑務なども行うため、事務職の中でも特殊な仕事です。

しかし、秘書の業務内容が思いのほか雑務が多く、秘書の仕事が今後のキャリアとして活かされるのか疑問を抱く人もいます。

雑務が多い中でも、役立ちそうな資格を取得したりスキルを磨いたりするなど、キャリアの不安を取り除けるよう行動する必要があります。

上司のスケジュールに合わせなければいけない

秘書は企業に勤める場合と異なり、上司のスケジュールに合わせて働かなければなりません。

秘書は上司よりも早く職場へ行って準備をし、上司が帰宅してから帰ります。

基本的に秘書は上司のスケジュールに合わせ行動するため、自分の時間は少なくなります。
プライベートな時間が思うようにとれず悩む人も多いようです。

相談できる仲間が少ない

秘書は仕事をする上で、企業や重役の機密事項に触れる機会も多いです。

しかし、内容を口外できないため、自分の中に留めておかなければなりません。

秘書には気軽に仕事の悩みを相談したり苦労を分かち合える仲間が少なかったりするため、孤独を感じる人も多いです。

実務に関する秘書の仕事の悩み

実務に関する秘書の仕事の悩みは大きく分けて4つあります。

• ・PC業務を覚えなければいけない
• ・ビジネス用語を覚えなければいけない
• ・文字を綺麗に書かなければいけない
• ・マナーについて詳しくなければいけない

秘書の仕事は多岐にわたるため、悩みもひとそれぞれです。
しかし、秘書の経験年数が浅い場合には、実務についての悩みも多いでしょう。

実務に関する仕事の悩みと解決方法について解説しますので参考にしてください。

PC業務を覚えなければいけない

秘書の仕事は主にPCを使用し、文書や資料を作成します。
そのため、WordやExcel、PowerPointなどのOfficeソフトはすべて使える状態が好ましいでしょう。

また、秘書にはタイピングの速度や、文書を間違えずに作成する能力も必須です。

PCのソフトについて本で学んだり、PC教室でofficeソフトの使い方を学んだりすると効率よくPCスキルを上げられます。

また、タイピングの速度を上げるには練習が必要です。
タイピングソフトなどをうまく活用するとよいでしょう。

ビジネス用語を覚えなければいけない

秘書には、ビジネス用語を状況に合わせて正しく使い分けられる能力も必須です。

ビジネス用語を覚えると、仕事上のコミュニケーションがとりやすくなり、業務の効率も上がります。
適切にビジネス用語を使えないと相手が不信感を抱く可能性もあるので注意が必要です。

ビジネス用語には外国語に由来するものや略語、その業界ならではの言葉もあります。

ビジネス用語を学ぶ際は、一般的なビジネス用語であれば本で学ぶとよいでしょう。
インターネットで検索すると簡単なビジネス用語解説がヒットしますが、すべて正しいとは限らないので注意が必要です。

また、ビジネスの変化は激しく、常に情報は更新されます。
最新のビジネス用語を知るために働く業界のニュースをこまめにチェックしたり、精通している人に話を聞いてみるのもよいでしょう。

文字を綺麗に書けなければいけない

秘書は綺麗な文字を書くスキルが必要です。

秘書業務では、封書の宛名やお礼状を書いたり、上司が書いた文書を清書したりします。

書類の封書に美しい字で表書きがされていたり、お礼状に丁寧な文字で書かれていると会社の信頼感につながり、また仕事を依頼したいと思うでしょう。
反対に、雑な字で書かれていたら、信頼を失ってしまう可能性もあります。

文字を綺麗に書ける自信がない人は、書字教室に通うのも手段の一つですが、外部に代筆を依頼する方法がおすすめです。
「綺麗な字を書けない」という仕事の悩みから解放されるだけではなく、空いた時間を他の業務に充てられるので仕事の効率も上がります。

秘書の仕事は業務量が多いため、少しでも業務を減らし、他の仕事やスキルアップに時間を充てるのがよいでしょう。

マナーについて詳しくなければいけない

秘書の仕事は、上司の代理として業務をこなすだけではなく、対外的な付き合いもしなければなりません。
そのため、電話や接遇マナーを身につけることが重要です。

秘書がマナー違反をしてしまうと、相手に不快な思いをさせるだけではなく会社に対し不信感を抱かせてしまう可能性があります。

一般的なマナーを身につけるためには本で学んだり、マナーの講習会を受講したりするとよいでしょう。
インターネットを検索するとマナーについてヒットしますが、正しいとは限らないので注意が必要です。

秘書の仕事を効率化して進めましょう

秘書の仕事は、業務の幅が広いため、悩みが人それぞれ異なります。

こなさなければならない業務量も多いため、経験年数が浅い人は実務についての悩みも尽きません。

今回の記事を参考に、少しでも業務を効率化し、悩みを解消しましょう。

また、代筆手書き屋では、手紙の代筆などを行っておりますので、「字が綺麗に書けない」「手紙の内容を考えるのが苦手」という際には、ぜひご活用ください