ビジネスで使えるお礼メールの書き方 | 必要な場面や注意すべきポイントついても解説

ビジネスシーンではお礼メールを利用する場面がさまざまあります。

直接お礼を伝えられる対面と違って、文字だけで感謝の気持ちを伝えなければならないので、どのように書いたら良いかわからないという人もいるでしょう。

この記事では、ビジネスシーンで使えるお礼メールの書き方のほか、お礼メールの重要性や注意すべきポイントについても解説していきます。

• ・お礼メールの重要性
• ・お礼メールの基本的な書き方
• ・お礼メールで注意すべきポイント

お礼メールの重要性

もし、お礼メールを単なる業務の一貫と考えているのであれば、その重要性について今一度見直してみましょう。
お礼メールは、ビジネスシーンにおいて大きな役割を果たしてくれるツールの1つです。

参考までに、商談後にお礼メールをした場合、どのようなメリットを得られるか以下にあげていきます。

• ・好印象に思われクライアントとの信頼関係の構築につながる
• ・さりげない心遣いがビジネスのプラスになる可能性がある
• ・商談の議事録になるのでトラブルを回避しやすくなる
• ・返信対応が可能なため今後連絡が増える見込みがある

仮に商談が成約しなかったとしても、お礼メールで後の印象が変わる場合もあるでしょう。
可能性を広げたいのであれば、お礼メールは上手に活用すべきです。

お礼メールを送るべきケースについても後述するので参考にしてください。

お礼メールを送るケース[社外編]

社外であれば、主に以下のケースでお礼メールを送ります。
お礼と一緒に書き添えておくべきポイントも紹介するので参考にしてください。

• ・アポイントをいただいた…アポイントの日程・訪問人数・訪問目的などを伝える
• ・訪問後…今後の流れをシンプルに伝える
• ・打ち合わせ後…課題および課題解決の見通しや成果などを共有する
• ・来社後…対応すべき事柄があれば具体的な予定を提示する
• ・商談後…検討事項の共有や期日を提示する

お礼メールなので、関連要件は簡潔に書き添えるのがポイントです。

商談後は契約が保留や見送りになった場合でも、結果に関係なく感謝の気持ちを伝えましょう。

お礼メールを送るケース[社内編]

お礼メールは社外も社内も同様に、信頼関係の構築やスムーズなコミュニケーションにつながる、重要な役割を果たしてくれます。

社内であれば、以下のような場面でお礼メールを活用すると良いでしょう。

• ・上司へのお礼
• ・会食のお礼
• ・協力してくれた人へのお礼

社内の人に送る際は、社外ほどかしこまる必要はありません。
ただし、上司や所属部署が異なる人へ送るケースもあるので、マナーには充分配慮して感謝を伝えましょう。

お礼メールの基本的な書き方

お礼メールの基本的な書き方について解説します。
社外用から社内用まで、以下の基本的なビジネスメールの文章構成にそって作成すれば、それほど難しいものではありません。

• 1.冒頭の挨拶
• 2.名前を名乗る
• 3.お礼を述べる
• 4.関連する要件があれば伝える
• 5.結びの挨拶

名前を名乗る際は社外であれば「会社名＋名前」、社内の人に対して送る場合は、部署と名前を述べます。
打ち合わせ後のお礼の場合、話した内容の確認や質問への回答は、関連する要件に該当するので一緒に伝えてもかまいません。

お礼のメールなので、感謝の気持ちが伝わる内容になるよう心がけましょう。

お礼メールで注意すべきポイント

お礼メールにはいくつか注意すべきポイントがあります。

より感謝の気持ちが伝わり、相手に好印象に思ってもらえるので、以下のポイントについて気をつけるようにしてください。

• ・できるだけ早めに送る
• ・内容はシンプルにまとめる
• ・わかりやすい件名をつける
• ・定型文を使用しない
• ・お礼に関係のない要件は書かない
• ・1人ずつ個別に送る
• ・相手にふさわしい言葉選びをする
• ・「取り急ぎ」の使用はNG

それぞれのポイントについて、具体的に解説していきます。

できるだけ早めに送る

お礼メールは、できるだけ早いタイミングで送るのがベストです。
時間が経過してからお礼を伝えるよりも、素早くお礼を伝えた方が相手に気持ちが伝わり、好印象になります。

すぐ送るのが難しい場合でも、遅くとも24時間以内に送るようにしましょう。

仕事用のメールアドレスであれば、送る時間はいつでも問題ありません。

ただし、取引先などでメールアドレスが明らかに個人携帯の場合、先方の業務時間内に送るようにしましょう。
深夜など相手の迷惑になる時間は避けます。

夜中遅くまでの会食などで当日のお礼メールが難しい場合は、翌朝の出勤時間に送信予約をするなど工夫して、できるだけ早く送りましょう。　

内容はシンプルにまとめる

お礼メールは内容が簡潔になるようにまとめてください。
気持ちがこもるのは良いことですが、やたらと長いメールでは、相手にとって読む手間になりかねません。

貴重な時間を使って確認してくれるものだということを心に留めておきましょう。

ただし、簡潔な内容にこだわり過ぎて、無機質な文面にならないよう気をつけてください。
感謝がしっかり伝わるように気を配り、短くまとめるようにしましょう。　

わかりやすい件名をつける　

お礼メールは、相手が何のメールなのか、一目でわかるような件名にしておくのがマナーです。

メールを受信した人は、最初に目にした件名から重要度や緊急度を判断します。

1日に多くのメールのやり取りをしているビジネスマンにとって、件名から内容がわかるかどうかは重要なポイントです。

メールを一覧で見た時でも判別できるよう、20文字以内で簡潔にお礼メールとわかるタイトルにしておくと良いでしょう。

定型文を使用しない

お礼メールはインターネットで例文などを検索できますが、定型文をそのまま使用するのはおすすめしません。

早く送るのは大切ですが、定型文をそのままコピーしたようなお礼メールでは、感謝の気持ちが伝わりにくくなります。

受け取る側も、普段多くのメール対応をしているので、定型文のみのお礼メールは見抜かれる可能性が高いです。

見抜かれてしまえば、かえって印象が悪くなってしまいます。
例文などはあくまで参考にとどめ、自分の言葉でメールを作成しましょう。　

お礼に関係のない要件は書かない

お礼に関連する要件について書き添えるのは問題ありませんが、全く関係ない要件を一緒に伝えないようにしてください。

関係のない要件を盛り込んでしまうと、何のメールかもわかりにくくなり、内容もシンプルにまとまりません。

別の要件があるのであれば、別途メールを送るようにしましょう。

1人ずつ個別に送る　

お礼メールは1人ずつ個別に送り、複数名に宛てて送るのは避けます。

お礼を伝えたい人が複数いたとしても、お礼メールは個別に送るのが基本的です。

事情によって複数名に宛てて送るのであれば、立場が上の人から順番に宛名を並べるようにしましょう。

相手にふさわしい言葉選びをする

感謝の気持ちを伝える上で、相手の立場や関係性に合わせて言葉を選ぶのも大切なポイントです。

取引先や目上の人にお礼メールを作成するのであれば、失礼がないよう、相応の言葉を選ばなければなりません。
反対に、近しい間柄であるなら、堅苦しい言い回しでは気持ちが伝わらない可能性もあります。

「取り急ぎ」の使用はNG

ビジネスシーンでのメールではよく使われますが、お礼メールにおける「取り急ぎ」の使用は基本的にNGです。

「取り急ぎ」は「充分な時間を取れないが、とりあえず急いで伝えています」という意味合いになります。

心を込めるべきお礼メールで、「充分な時間が取れません」では失礼になってしまうので気をつけてください。

仮に先立って簡略なお礼メールを送るのであれば、「まずはお礼申し上げます」や「略儀ではございますがお礼申し上げます」といった書き方が良いでしょう。

お礼メールのポイントをおさえて感謝をしっかり伝えましょう

お礼メールはポイントをおさえておけば、より感謝の気持ちが伝わりやすくなります。

ポイントはさまざまありますが、基本的な構成をおさえておけば、極端に難しいものではありません。

大切なのは感謝の気持ちをしっかり伝えること、また、そのために相手の負担や失礼にならないよう、配慮までしっかりできるかです。

お礼メールの書き方に悩んだ際は、ぜひ今回の記事を参考にしてください。

お礼をメールではなく手紙で伝える一工夫

お礼メールは、感謝を伝えるための一つの方法です。
しかし、気持ちを伝えるのに「メール」で足りるでしょうか。

心からの感謝を伝えるのであれば、メールではなく、手紙で伝える方法も検討してみてください。
とくに手書きの手紙は、相手の心にグッと響くものです。

代筆手書き屋では、手紙の文章作成から代筆まで行っていますので、感謝の気持ちを伝える一つの方法として、ご活用ください。