上司の紹介をする際のビジネスマナー｜好印象を与える紹介方法
仕事をするうえで、自分が取引先に上司を紹介する場面があります。
ここで失敗してしまうと「ビジネスマナーが守れていない」と取引先からの信頼を失うケースもあるので注意してください。
いざ紹介をする際に慌てたりオロオロしないよう人物紹介のマナーをしっかり押さえましょう。
この記事では、上司を紹介する際のビジネスマナーについてまとめました。
- ・社内の人物を紹介する際の基本マナー
- ・上司を紹介する際のマナー
- ・紹介をする際に好印象につなげる＋α
この記事を読んで、紹介する際の順番や言葉がけを十分理解してから上司の紹介に臨みましょう。
社内の人物を紹介する際の基本マナー
社内の人物を紹介する際の基本マナーは２つあります。
- 関係が近く役職の低い人から紹介
- 紹介する人間が進行役となる
社内の人物をただ取引先に紹介すれば良いわけではありません。
紹介の順番や紹介後のふるまいにもマナーがあります。
マナーをしっかり押さえて取引に失礼がないようにしましょう。
関係が近く役職の低い人から紹介
社内の人を紹介する際には、自分と関係が近く役職の低い人から紹介します。
役職が上の人に、先にどんな相手かを知ってもらうためです。
また、紹介する際には身内を紹介してから取引先の紹介をしてください。
ビジネスマナーとして、人を紹介する場合は「敬意を示す相手の紹介を後にする」という考え方があるためです。
例として、紹介する順番は以下のようになります。
- 1.身内である同僚を紹介してから自分の上司を先方に紹介
- 2.相手方の社員を紹介してから相手方の上司を身内に紹介
身内から紹介し、次に取引先の社員を紹介する流れになるので注意してください。
紹介する人間が進行役となる
取引先と上司を紹介した後は、打ち合わせなどが行われるのが一般的です。
こうした場合は、自分がその打ち合わせの進行役となるのが基本ルール。
進行役は上司に任せず、全員と面識のある自分が進行役になるように心がけましょう。
上司と取引先の紹介だけではなく、その後の進行に関しても考えておくのがポイントです。
上司を紹介する際のマナー
社内の人物の中でも特に上司を紹介する際には２つのマナーがあります。
- ・上司の紹介は挨拶後
- ・初対面のお客様には上司を呼び捨てで良い
取引先との面識の有無によって上司の呼び方が異なります。
また、紹介が遅くなることで上司や取引先が気まずい雰囲気にならないよう、紹介する際には注意しましょう。
上司の紹介は挨拶後
上司を紹介をするタイミングとしては、相手と簡単な挨拶を交わした後が良いでしょう。
挨拶をせずに上司を紹介するのも不自然です。
しかし、取引先と話が盛り上がりすぎてしまうと上司が話に入れず気まずい雰囲気になってしまいます。
上司を紹介する時は、簡単な挨拶の後にすぐ行い、タイミングを逃さないようにしてください。
初対面のお客様には上司を呼び捨てで良い
初対面のお客様には、役職をつけたあと上司を呼び捨てで紹介してください。
お客様は社外の人になりますから、自分の上司は身内として考えましょう。
反対に、取引先などの相手には様をつけて上司に紹介してください。
例として、初対面のお客様と上司の紹介例を2パターンに分けてご紹介します。
自分の上司をお客様に紹介するケース
「吉田様、ご紹介いたします。こちら、私の上司で部長の佐藤でございます」
お客様を身内に紹介するケース
「部長、ご紹介いたします。こちらが、○○会社の吉田部長でいらっしゃいます」
自分の上司を呼び捨てにするためには、役職名を先に伝えるのがポイントです。
紹介をする際に好印象に繋げる+α
紹介をする際、好印象につなげる方法が３つあります。
- ・紹介の経緯を説明する
- ・紹介された側同士の会話のきっかけを作る
- ・紹介された側がプラスになる言葉を加える
紹介の際、名前と役職のみを伝えるだけでは初対面の人となかなか打ち解けるのは難しいです。
紹介後に会話が弾みやすくなるような＋αの言葉を添えられるよう心がけましょう。
紹介の経緯を説明する
まずは紹介に至った経緯を説明します。
なぜ相手を紹介してくれるのか、相手を知ることで自分にどのようなメリットがあるのかを改めて理解しておくと良いでしょう。
お互いのメリットを知れば、雑談や打ち合わせのときの会話も弾みやすくなります。
紹介された側同士の会話のきっかけを作る
紹介された側同士の会話のきっかけを自分から作りましょう。
誰しも初対面の人と突然会話を弾ませるのは難しいです。
それぞれ顔見知りである自分が、両者とも話しやすくなるようなエピソードを話したり、打ち解けるきっかけを作れたりできれば、場の雰囲気もなごみます。
紹介後の打ち合わせもしやすくなるでしょう。
事前に共通点やエピソードを準備しておくと当日慌てずに落ち着いてきっかけを作れます。
紹介された側がプラスになる言葉を加える
役職がない人もしくは下の立場の人を紹介する場合には、名前だけではなく、その人にとってプラスの一言を付け加えると親切です。
「部長、彼は同僚の佐藤くんです。彼は、デザインが得意で○○コンテストで入賞したことがあるんです」
このように紹介されると、紹介された人も嬉しいですし、その後の話も弾むでしょう。
また、紹介した自分に対しての評価も高められます。
一つの会話で安心感を与えましょう
上司を取引先に紹介する際のビジネスマナーを押さえれば「ビジネスマナーがしっかりしている会社だ」と相手に好印象を残せます。
また、自分が間に入って紹介する際に、話が弾むような紹介の仕方をすると「みんなに気を配った紹介の仕方をする人だ」と会社だけではなく自分自身の評価を高められます。
順番や言葉がけはもちろん、お互いに気持ちよく会話ができるような気配りができるように心がけましょう。
この記事を参考に、ぜひ正しい紹介マナーを身につけてください。
取引先に好印象を与えるなら
取引先に好印象を与えるには、一つひとつの丁寧な対応が必要です。
今回は上司の紹介の仕方について解説しましたが、その他さまざまなシーンで取引先とのやり取りは発生します。
ぜひそんなときに手紙を贈ってみてはいかがでしょうか。
メールやパソコンの印刷ではなく、手書きの手紙だからこそ、気持ちが伝わり、好印象になります。
代筆手書き屋では、手紙の内容の作成から代筆まで行っておりますので、ぜひ取引先とのやり取りにご活用ください。