ビジネスメールの返信はどこまですればいい？マナーや工夫を紹介

ビジネスメールでは相手に返信するのがマナー。

しかし、件名はどうすればいいのか、どこまでやり取りを続けるべきなのかなど悩む人も多いです。

そこで本記事では、ビジネスメールを返信する際にどこまですればよいのか、メールを作成するときのポイントや工夫などについてまとめました。

• ・ビジネスメールへの返信はどこまでするか
• ・ビジネスメールを作成する時のポイント
• ・長々とメールと続けないための工夫

本記事を参考に、ぜひマナーを守ったビジネスメールを作成しましょう。

ビジネスメールへの返信はどこまでするか

ビジネスメールへの返信をどこまですればよいのか、ポイントは3つあります。

• ・初めにメール送った側が終わらせる
• ・締めの定型文へは返信しなくてもOK
• ・「返信不要です」への返信は柔軟に

相手から来たメールを自分で終わらせてしまったり、補足が必要な内容に対して返信せずにいたりすると相手に対して失礼にあたる可能性もあるので注意してください。

初めにメール送った側が終わらせる

最初にメールを送信した側がメールを終わらせるのが一般的です。

たとえば、自分から相手にメールを送った場合は、自分→相手→自分というように自分の返信で会話を終わらせます。

しかし、「ありがとうございます」などのお礼のみのメールに対しては返信しなくても構いません。

メールに対してこちらからも感謝の気持ちを表したい場合は、返信してもOKです。

締めの定型文へは返信しなくてもOK

締めの定型文が入ったメールへは返信しなくても構いません。

たとえば、「何かありましたら、ご連絡させていただければと思います」「引き続き、よろしくお願します」などは、送信側がメールを締める意図で書いています。

締めへの定型文に返信をすると、冗長になるため注意しましょう。

「返信不要です」への返信は柔軟に

「返信不要です」の文言が入ったメールへの返信は臨機応変に行いましょう。

「返信不要です」は、相手に配慮して送る文言です。そのため、「返信不要です」が入ったメールに対しては返信をしても構いません。むしろ、自分からメールを送信した場合は自分で終わらせた方が良いため、返信をした方がよいでしょう。

「返信不要です」と書かれていても、本文に確認が必要な内容が含まれていたり、補足の説明などが必要であったりした場合は必ず返信するようにしてください。

ビジネスメールを作成する時のポイント

ビジネスメールを作成するときのポイントは大きく分けて3つあります。

• ・24時間以内に返信する
• ・件名は変えない
• ・日時など数字は引用するとわかりやすい

ビジネスメールを作成する時は、わかりやすい内容で早めに返信するようにしてください。メールの内容をわかりやすくするために「件名はそのまま」「引用を使用する」などポイントをおさえて作成するとよいでしょう。

24時間以内に返信する

届いたメールには24時間以内に返信しましょう。

また、終業後の深夜や早朝に送らずに業務時間内に送るように配慮してください。

何かの事情があって返信が遅れる場合は、返信が遅れる旨の連絡を入れておくと丁寧な印象を与えられます。

件名は変えない

ビジネスメールでやり取りする場合は、件名を書き換えないようにしてください。

件名を変えると、メールの内容がわからなくなる場合があります。

返信する際に追加される「Re:」も消さずにおきましょう。

どうしても気になる場合は「Re:(3)」というように、「Re:」の数をかっこ書きしておくと見やすく、返信の数も分かりやすいです。

日時など数字は引用するとわかりやすい

メールを返信する際には、相手の本文を引用する場合もあります。

特に打ち合わせやスケジュールを確認する場合は、相手のメールを引用すると間違いを減らせるでしょう。

相手のメールを引用する場合は、引用部分に「＞」の記号を使用し、わかりやすくするのが一般的です。

長々とメールを続けないための工夫

長々とメールを続けないために工夫するのもおすすめです。

たとえば日程調整をする際に、「いつがよろしいでしょうか」と漠然とした質問を投げかけると、相手の希望日とこちらの都合が合わず、日付を合わせるために何度もやりとりをしなければなりません。

そのため、こちらが対応できる日程を提案し、相手に都合を聞いてみると、相手も答えやすく、やり取りを短くできます。

【例】
お打ち合わせの日程について、以下の日時でご都合のよろしい日はございますでしょうか。

８月15日（水）
８月23日（木）

ご都合がよろしくない場合はいくつか候補日を挙げていただければと思います。

ビジネスメールはわかりやすい内容を心がけましょう

ビジネスメールを送る際には、何度もやり取りしないで済むように、分かりやすい内容にしましょう。答えやすいメールはお互いの負担軽減につながります。

また、相手からの返信は、丸2日は催促せずに待つようにしてください。返信がなくても焦らないのがポイントです。

本記事を参考に、ぜひマナーを守ったビジネスメールを送れるようにしましょう。

また、ビジネスでの信頼度を高めるには、手紙によるやりとりもおすすめです。

手書きの手紙は相手に深い印象を与えます。

感謝や謝罪の内容を送る際には、ぜひ手紙を活用してください。