秘書にはどのような働き方がある？オンライン秘書の働き方も解説

秘書の仕事はPC業務だけではなく、雑務や来客対応など業務の幅が広く、量も非常に多いです。

そのため、秘書の仕事とプライベートを両立して働けるか悩みを抱える人もいます。

この記事では、秘書の働き方についてまとめました。

• ・基本的には上司に合わせて働く
• ・秘書の雇用形態
• ・オンライン秘書の働き方

秘書としての働き方を変えることで、自身のプライベートも充実させられるでしょう。

基本的には上司に合わせて働く

秘書は、スケジュール管理やPC業務だけではなく、上司の業務に付随して発生した業務もこなさなければなりません。

上司の参加する打ち合わせに秘書が同行を求められるケースも多いです。

そのため、上司の予定に合わせて自分の予定を立てる頻度が多くなり、残業が発生したり希望休暇を取れなかったりする場合もあります。

上司との関係が築けてくれば、上司のワークスタイルに合わせて、自身が働きやすいようスケジュールを立てられるでしょう。

秘書の雇用形態

秘書の雇用形態は大きく分けて3つあります。

• ・企業に勤めて正社員として働く
• ・派遣会社に登録して派遣社員として働く
• ・個人的に契約して個人秘書として働く

仕事の内容はほとんど同じですが、雇用形態によって働き方が異なるのが特徴です。

働き方によっては残業を減らせたり自分のスキルにあった仕事を選べたりする場合もあります。

秘書の雇用形態についてまとめたのでぜひ参考にしてください。

企業に勤めて正社員として働く

一般企業の秘書は、会社の重要な情報を扱うケースもあるため、正社員での雇用が多いです。

正社員として企業に勤務する秘書の場合、複数人のチームで上司をサポートするのが一般的です。

グループで行ったほうがミスを防げる、臨機応変な対応が出来るなどのメリットがあります。

はじめて秘書になる人はグループ秘書として働き始める場合が多いでしょう。

派遣会社に登録して派遣社員として働く

派遣秘書の場合も、通常の秘書と同様に上司の業務をサポートするのが主な仕事です。

勤務時間、残業時間の目安が事前に細かく決められている「派遣」でのお仕事なら、残業が少ない仕事も選べます。

自分のスキルに合った仕事内容を選びやすいのも、派遣のメリットです。

個人的に契約して個人秘書として働く

個人秘書は1対1で直接依頼者について、法律事務所、あるいはフリーランスとして働く人と、個人的に契約します。

法律事務所や大学教授の秘書はこのスタイルが多く、近年増えつつある外資系企業の秘書も個人秘書が一般的です。

個人で仕事をするため責任は重大で、さまざまな知識やスキルが必要です。

特に対外的な事務処理やサポートが必要となるので、上司の仕事内容に詳しく理解のある秘書でなければ勤まりません。

いきなり個人秘書として働くのではなく、秘書として企業や派遣会社で経験してから目指す人が多いです。

オンライン秘書の働き方

近年は、秘書としてオンラインで働く方法もあります。

• ・オフライン秘書との違い
• ・オンライン秘書の勤務時間
• ・オンライン秘書に向いている人

オンラインのみでやり取りを行い依頼者のサポートをするのがオンライン秘書です。

オンライン秘書は、時間に融通が効く場合が多く場所を選ばず働けるのがメリット。

ここではオンライン秘書についてまとめたのでぜひ参考にしてください。

オフライン秘書との違い

オンライン秘書はオフライン秘書と異なり、基本的にオンラインでのみのやり取りを行います。

出社は一切せずに、自宅や近所のカフェの仕事が可能です。

そのため、オフライン秘書に比べてテキストでのコミュニケーションが多くなります。

オンライン秘書の内容は、事務作業から業務のサポート、スケジュール管理まで、オフラインの秘書と変わりません。

オンライン秘書の勤務時間

オンライン秘書の勤務時間は依頼者によって異なります。

依頼者と同じ時間に勤務したり、業務の締め切りさえ守れていれば時間の拘束がなかったりと働き方はさまざまです。

そのため、仕事によっては育児や家事の隙間時間でオンライン秘書として勤められます。

また、昼は会社に勤めて、帰宅後や昼休憩中に副業としてオンライン秘書の業務を行うのも可能です。

オンライン秘書に向いている人

オンライン秘書は、気配りができ提案力がある人が望ましいです。

依頼者とはオンラインでのみやり取りを行うため、不明点をすぐに聞けない場合もあります。

そのため、手が回っていない業務を先回りしたり、効率化できそうな部分の提案をしたりできる人が望ましいです。

また、オンライン秘書は、テキストでのコミュニケーションが多いため、返信が早く、わかりやすい文章を作成できるかが重要です。

テキストのみのコミュニケーションだと、怒っているように見えたり、高圧的に感じさせたりする場合もあります。

そのため、テキストでやわらかい雰囲気でコミュニケーションがとれるかどうかも重要なポイントです。

秘書の働き方も選べる時代

秘書の仕事は、担当する上司や依頼者によっては多忙で自分のスケジュールを組めない場合もあります。

しかし、複数人で業務を分担するグループ秘書や勤務時間が明確な派遣の仕事を選べば仕事の量やスケジュールを調整しやすいです。

オンライン秘書として働くことで子育てや介護の隙間時間でも仕事を行えます。

また、代筆手書き屋では、手紙の代筆などを行っております。

手紙などの作成を外部に委託することで、より働きやすい環境を作れます。

ぜひ手紙作成などの業務が多い場合は、代筆手書き屋までご相談ください。