ほうれんそう（報連相）のマナーや注意点

ほうれんそうは、仕事を円滑に進めるうえで欠かせない重要なコミュニケーションです。

ほうれんそうをスムーズに行うことで社内の風通しがよくなり、意思疎通しやすい職場を作れます。

しかし、ほうれんそうを行うにあたって、上司の業務を滞らせないよう守るべきマナーや注意点もあります。

今回はほうれんそうのポイントや注意点ついてまとめました。

• ・ほうれんそうとは
• ・ほうれんそうを行う際のポイント
• ・「ほう・れん・そう」の注意点
• ・合わせて知っておきたい「かく・れん・ぼう」

今回の記事を参考に、上司に対してマナーを守ったほうれんそうを行い、円滑なコミュニケーションをとりましょう。

ほうれんそうとは

ほうれんそう（報・連・相）とは、ビジネス用語で「報告」「連絡」「相談」を略した言葉です。
お互いの仕事の状況が見えるようにするために行います。

部下はこまめなほうれんそうを心がけ、上司はほうれんそうしやすい環境作りを行うのが重要です。

ほうれんそうを行う際のポイント

ほうれんそうを行う際にはポイントが3つあります。

• ・事実をそのまま伝える
• ・正しい情報をわかりやすく伝える
• ・時間を置かずすぐ伝える

これらのポイントをおさえられれば、上司は部下の状況を正確に把握でき、適切に素早い指示を出しやすくなります。

上司との関係性がよくなるだけではなく、職場全体の業務効率も上がるため、ポイントをおさえてほうれんそうを行いましょう。

事実をそのまま伝える

自分の感情を交えず、事実を用いて上司に伝えましょう。

たとえば「〇月に行ったキャンペーンで、〇〇の人気が〇％上昇しました」と具体的に事実のみを伝えるのが重要です。
「私が思うに」「絶対〇〇だと思います」という内容は、主観が入っているため報連相では用いません。

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正しい情報をわかりやすく伝える

誰が聞いても情報をわかりやすく理解できるように伝えましょう。

横文字や略語は多用すると文章の意味が分かりづらくなるため、控えた方が良いです。
全ての世代に理解してもらえるような言葉を使って話しましょう。

また、ほうれんそうは結果から話してください。
原因や背景などから回りくどく話すと何が重要なのか相手に伝わりにくくなります。

相手が理解できるように、わかりやすく伝えるのがコツです。

時間を置かずにすぐに伝える

ほうれんそうをするときは時間をおかず、すぐに相手に伝えましょう。

特に相談では、タイミングが遅いと、解決策が見つからなかったりすでに取り返しのつかない状況になってしまっていたり恐れがありますので、トラブルが大きくなる前に相談するのが重要です。

相談以外でも、上司や取引先が「あの件はどうなっているのかな？」と思ったときに、タイミングよく必要な情報を報告・連絡できれば、相手にしっかり仕事をしているとの印象を与えられます。

仕事が順調な場合も、問題なく業務を行っている内容を上司に報告しましょう。

「ほう・れん・そう」の注意点

上司にほうれんそうを行う際には、それぞれ注意点があります。

• ・報告をする際の注意点
• ・連絡をする際の注意点
• ・相談をする際の注意点

効率よく上司にほうれんそうできるようにマナーをしっかり守りましょう。

報告をする際の注意点

上司に報告をする場合は、相手の都合を確認してから行いましょう。

急ぎではない場合、上司に口頭で結論のみ伝えてからメールやメモで詳細を伝えるなど、状況に応じた工夫が必要です。

報告する際には仕事を指示した上司に直接行い、結論から先に簡潔に伝えるとよいでしょう。

連絡をする際の注意点

上司に連絡するときは、必ず事実のみを端的に伝えましょう。

自分の意見や周囲の噂などを混ぜてしまうと、事実と異なることが伝わり、混乱を招く可能性があります。

また、連絡事項は必ず漏れのないように伝えましょう。

第三者を介したりせず、責任を持って自分自身で伝えるとミスを少なくできます。

相談をする際の注意点

上司に相談をする場合は、早めに行いましょう。
悩んだまま自己判断で業務を進めてしまうと、取り返しのつかないトラブルを引き起こす可能性があります。

また、何か新しいアイデアを相談したい場合には、数字が載っているデータや、改善策をまとめておくと、相手に伝わりやすいです。

合わせて知っておきたい「かく・れん・ぼう」

かくれんぼうとは、ビジネス用語で「確認」「連絡」「報告」を略した言葉です。

部下が自主的に考え上司に確認するという内容で、ほうれんそうの「相談」が「確認」になっています。

上司は部下から提案された内容を「確認」し、問題がなければ承認をします。
また、改善点がある場合はアドバイスをし、提案内容を調整します。

報連相では、部下は「相談」のみ行い、答えを考えるのは上司の役目でした。
自分で考える力が育たないのが課題でしたが、「かくれんぼう」では、部下の自主性を育成できるのが特徴です。
今は報連相の「相談」よりも確連報の「確認」が推奨されています。

ほうれんそうで丁寧なコミュニケーションを行いましょう

ほうれんそうは、職場での重要なコミュニケーションの一つです。

ほうれんそうを正確に行うと、上司は部下の状況が把握でき、的確な指示を出しやすくなるため、業務効率も上がります。

部下はこまめなほうれんそうを心がけ、上司はほうれんそうしやすい環境作りを行うのがポイントです。

今回の記事を参考に、改めてほうれんそうの目的を社内で共有し、意識してコミュニケーションを取れるようにしましょう。

上司へ伝えたい大事な内容は手紙で伝えてみましょう

上司に伝えたい大事な内容は、「ほうれんそう」だけでは伝わりきらない場合もあります。

とくに感謝や謝罪などの気持ちは、ほうれんそうのような業務的なものではなく、手紙でしっかり伝えると良いです。

代筆手書き屋では、文章の作成から代筆まで行っていますので、ぜひ大事な想いを伝える際に、お役立てください。