ビジネスにおける御礼メールの基本｜例文あり

ビジネスシーンでは、会食や訪問の御礼などをメールで伝える機会が非常に多いです。

しかし、どのようなメールを送れば、失礼なく相手に感謝の気持ちが伝わるか悩みますよね。

この記事では、ビジネスにおける御礼メールのポイントや基本構成についてご紹介します。

ビジネスにおける御礼メールのポイント

ビジネスシーンで御礼メールを送る際にはポイントがあります。

ポイントをおさえていないと、メールを読まれない可能性もあるので、注意が必要です。

ビジネスにおける御礼メールのポイントを以下の5点にまとめました。

• ・早いタイミングで送る
• ・件名は簡潔に
• ・「取り急ぎ」を使わない
• ・できるだけオリジナルの内容にする
• ・相手との距離感を意識する

ポイントを押さえて、御礼メールを書きましょう。

早いタイミングで送る

御礼メールはできる限り早いタイミングで送りましょう。

遅くとも24時間以内に送るのが良いです。

同じ文面であっても、時間がたってから送るよりも、すぐに送ったほうが相手に気持ちが伝わります。

特に、営業後の御礼メールは早めに送りましょう。

他社の営業マンよりも御礼メールが遅いと、相手に「連絡が遅い人」と思われてしまい、取引に不利にはたらく可能性もあります。

相手の記憶に新しいうちに御礼メールを送ることで好印象を与え、気持ちを伝えてください。

件名は簡潔に

メールの件名は、簡潔にして送りましょう。

メールを受け取る相手によっては、1日に何百通のメールを受信している人もいます。

長文でわかりにくい件名だと、相手がメールを見逃してしまう可能性があるのです。

「〇月〇日　会食の御礼」など、瞬時に内容を把握できる件名にすることで、相手もすぐに確認でき手間を取らせずに済みます。

せっかくの御礼のメールも読まれなければ気持ちが伝わりません。

件名を簡潔にし、確実に読まれるメールを送りましょう。

「取り急ぎ」を使わない

御礼のメールにおいて「取り急ぎ感謝申し上げます」という文章は使わないようにしましょう。

「取り急ぎ」というのは「時間がない中でとりあえず、急いで」という意味を持っています。

御礼のメールとは感謝の気持ちを伝える文章です。

そのため「御礼のメールに十分気持ちをこめる時間がない」にも関わらず、相手に送ってしまうと失礼に当たります。

御礼のメールでは「取り急ぎ」の使用は控えましょう。

できるだけオリジナルな内容にする

定型文をそのまま書くのではなく、具体的なエピソードを盛り込み、オリジナルの文章を書きましょう。

誰にでも書ける定型文では気持ちが伝わりにくいです。

「自分のために書いてくれた」と相手に感じてもらえる文章を意識しましょう。

相手のどのような発言やエピソードに感謝しているのかを自分の言葉で書くことで、気持ちが伝わります。

定型文は、あくまでマナーが守られているかを確認するために活用しましょう。

相手との距離感を意識する

相手との関係や立場を意識した内容や言葉遣いにしましょう。

目上の人に対して送る場合は、失礼がないように、より一層言葉遣いや内容に注意してください。

反対に、同僚や親しい人に送る場合は、丁寧すぎると気持ちが伝わりません。

相手との距離感に合わせて言葉遣いを考えましょう。

ビジネスにおける御礼メールの基本構成

ビジネスにおける御礼メールの基本構成は以下の5つに分けられます。

• ・冒頭での挨拶
• ・自分の部署と名前
• ・御礼の言葉
• ・御礼を伝える件に関連する内容
• ・結びの挨拶

難しい構成ではないので、基本的なビジネスメールの書き方に沿って作成しましょう。

御礼メールの例文を以下でご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

御礼メールの例文

御礼メールを送る際は、社外と社内で文章が異なります。

そのため、今回はそれぞれにむけての御礼メールの例文をご紹介します。

例文に自分が感じたことや実際のエピソードを盛り込み、御礼メールを作成してください。

メールの最後には署名も忘れずに記載しましょう。

社外に向けての御礼メール

社外へ向けた御礼メールの例をご紹介します。

ただし、社外へ向けた御礼メールにおいても、シチュエーションによって若干異なります。

今回は、相手が選んでくれた店での会食に対して御礼メールを送る場合です。

会食時のお店の雰囲気や、会食時に話したエピソードなどを具体的に交えて書くと印象が良いでしょう。

【件名】
〇月〇日　会食の御礼

【本文】
株式会社〇〇

〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

先日は、〇〇店での食事会にお招きいただき、誠にありがとうございます。

お店から見える自然豊かな景色を見ながらいただく食事の味は格別でした。

〇〇様は登山がお好きとのことでしたので、機会がありましたらぜひご一緒させていただきたいです。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇

〇〇課　〇〇

Mail：1234@ccc.co.jp

Tel：090‐1234‐5678

社内に向けての御礼メール

社内へ向けた御礼メールの例をご紹介します。

今回は人手不足だったイベントの増員について御礼を伝える場合です。

何に対して感謝しているのか、どのような成果を得られたのかを書くと印象が良いでしょう。

【件名】
〇月〇日　イベントの増員ついての御礼　

【本文】
〇〇部〇〇様

お仕事お疲れ様です。〇〇です。

先日は、イベントの増員にご協力いただき、ありがとうございました。

〇〇様の協力のおかげで、人手が不足していた〇〇のイベントを成功させることができました。

今後私でご協力できることがございましたら、お気軽にご連絡ください。

今後ともよろしくお願いいたします。

〇〇課　〇〇

Mail：1234@ccc.co.jp

Tel：090‐1234‐5678

感謝を伝えるフレーズのポイント

感謝の気持ちを伝えるフレーズは、そのときの状況や立場によって異なります。

状況や立場にふさわしくない言葉遣いをしてしまうと、失礼にあたる可能性もあるので注意してください。

状況や立場にとって適切なフレーズを使い、相手へ感謝の気持ちを伝えましょう。

以下では、感謝を伝える3つのポイントについて解説します。

御礼の言葉

相手に合わせて適切に御礼の言葉を使いわけることで、より感謝の気持ちが伝わりやすくなります。

たとえば、相手が取引先であった場合は「ありがとうございます」よりも「心より感謝申し上げます」と丁寧な言葉遣いにしたほうがよいです。

また、何度も同じフレーズを使うと文のバランスが悪くなったり、相手に気持ちが伝わりにくかったりします。

そのため「重ねて御礼申し上げます」「深謝いたします」など、御礼の言葉のフレーズをかえて文章を書きましょう。

感謝をした部分の伝え方

「何に対して感謝しているのか」を明言することで、御礼の言葉の説得力が増します。

たとえば「プロジェクトに賛同いただき、深謝いたします」「〇〇の件、ご支援いただき感謝申し上げます」など、御礼の前に感謝している部分をしっかりと伝えてください。

何に対して感謝しているのかを伝えることで、より具体的に感謝の気持ちを表せられます。

謝罪を踏まえた伝え方

ビジネスシーンでは、御礼メールだけではなく謝罪メールを送る機会も多いです。

謝罪メールに対して返信が合った際に、感謝の気持ちを伝えるフレーズがあります。

たとえば「寛容なお言葉に感謝いたします」「〇〇様のご配慮に深く感謝申し上げます」などの言葉を使うことで、謝罪を踏まえた上で相手へ感謝の気持ちを伝えられます。

御礼メールはより気持ちを込めて送りましょう

御礼メールには、内容や速さによって相手に自分の「人柄」を表現できる貴重な役割があります。

「この人にぜひ仕事を任せたい」と、次の仕事につながるチャンスでもありますので、御礼メールは必ず送りましょう。

また、御礼を相手に伝える方法として、手紙を書くのもおすすめです。

手紙は自分の書いた文字で相手に気持ちを伝えられます。

文字には人柄が現れるため、丸い文字であれば優しさが、筆で書いたような文字であれば丁寧さが伝わるでしょう。

また、手紙は時間をかけて書くものなので「自分のために時間を割いてくれた」という気持ちにもつながります。

ぜひ御礼メールを送る際は、手紙での感謝の気持ちも、検討してみてください。