取引先訪問時のビジネスマナー｜事前準備から到着時まで

取引先や大事な訪問のときには、失礼がないようにしなければいけません。

とくに、訪問に慣れていない人は、緊張してどのように振る舞うべきか悩んでしまうのではないでしょうか。

今回は、取引先の訪問マナーについてまとめました。

ぜひ今回の記事を参考に、訪問での不安をなくし、取引先へ好印象を与えましょう。

取引先訪問の基本マナー

取引先訪問の基本マナーとして心がけるポイントは3つあります。

• ・到着時間
• ・コートやマフラーを脱ぐタイミング
• ・遅れてしまった場合の連絡の仕方

基本的なマナーなので、必ず抑えておきましょう。

到着時間

訪問先への到着時間は、早すぎても遅すぎても失礼に当たります。

遅刻を防ぐために、30分前には待ち合わせ場所付近に到着し、建物入口や訪問場所を確認しましょう

可能であれば、前日に待ち合わせ場所の下見を行います。

このとき、受付はせず喫茶店などで時間をつぶすのがポイントです。

身だしなみや商談内容などを確認し5分前になったら、受付をしましょう。

コートやマフラーを脱ぐタイミング

コートやマフラーは玄関前で脱ぎます。

室内で脱ぐと、埃が舞ってしまい相手に対して失礼なためです。

エレベーター内で脱ぐのもマナー違反ですので、玄関前での脱衣を徹底しましょう。

遅れてしまった場合の連絡の仕方

待ち合わせ時間に遅れてしまった場合は、メールではなく必ず電話で連絡します。

メールではいつ確認できるかわからないからです。

遅れる際には具体的に「〇分遅れます」と伝えることで、相手もスケジュールを立てやすくなります。

伝える時間は、最短時間ではなく最短時間に10分間長めの時間を伝えましょう。

10時到着予定であれば、「10時10分到着です」と伝えてください。

伝えていた時間よりも早く到着できるため、遅刻の印象を抑えられます。

取引先到着時のマナー

取引先に到着した後の基本マナーとして心がけるポイントは5つあります。

• ・受付への挨拶
• ・応接室での座り方
• ・担当者との打ち合わせ
• ・お茶を出していただいた場合
• ・退出方法

実際に取引先から見られる部分であるため、徹底しましょう。

以下で、それぞれのポイントを解説します。

受付挨拶

受付に到着後「自分の会社名」「氏名」「訪問相手」「用件」「約束の有無」「約束の時間」を伝えましょう。

受付後は来訪者のバッチを渡されたり、名簿に名前や所属名の記入を求められたりする場合もあるので、受付の指示に従ってください。

受付到着後にトイレへ行ったり、電話をかけたりと席を外す際には、必ず受付へ声をかけます。

何も言わずに姿を消してしまうのはマナー違反になるので注意してください。

応接室での座り方

応接室へ案内されたあと、何も指示がない場合は入口近くの下座に座るのがマナーです。

訪問者は上座への着座が一般的ですが、最初から上座へ移動しないでください。

上座へ着座の案内があった後に移動しましょう。

また、ソファや椅子には勝手に座らず、着座の指示があってから腰掛けてください。

着座後も浅く腰掛け、相手が来たらすぐに立って挨拶ができるよう体勢を整えておきましょう。

担当者との顔合わせ

相手が入室したらすぐに立ち上がります。

いつまでも座っているのはマナー違反です。

その後、相手から「どうぞ、おかけください」と言われてから、「失礼します」と座ります。

手土産がある場合には、相手が着座した直後もしくは立っている間に渡すのがマナーです。

その際には紙袋から中身を出し「少しですが皆さんで召し上がってください」「心ばかりですが」など一言添えて渡しましょう。

手土産を入れていた紙袋はたたんで持ち帰るようにしてください。

お茶を出して頂いた場合

お茶を出していただいた場合は、相手からお茶を勧められたら口にするのがマナーです。

勧められた後は、全く手をつけないと取引先の相手が「口に合わないものを出してしまったんだろうか」と不安になることもあります。

そのため、お茶を一口飲んで感想を述べてください。

また、飲み終わった後は必ず感謝の気持ちをこめて「お気遣いありがとうございます。ごちそうさまです」と相手に伝えましょう。

退室方法

訪問した側から「本日はお忙しいなか、ありがとうございました」と話を切り上げるのがマナーです。

資料や名刺を鞄にしまい「それでは失礼いたします」と立ち上がり、上司と同行している際には上司から応接室を出ます。

お客様が見送りに来てくださる場合も、応接室の入り口やエレベーターの前で「こちらで結構です」と申し出ると相手の負担になりません。

すれ違う方や受付の方にも軽く会釈をして退出すると、好印象を与えられます。

取引先へ訪問する事前準備も忘れずに

取引先へ訪問する前の準備も忘れてはなりません。

• ・日時の確認
• ・必要事項の確認

当日にバタバタして迷惑をかけないよう、事前準備もしっかり行ってください。

日時の確認

面談を取り付けた日から訪問まで日が空く場合は、訪問前日に相手に電話で確認しましょう。

相手が面談を忘れていたり、日付を間違えていたりしてもスケジュールの調整ができます。

相手からも「挨拶がしっかりした取引先だ」と好印象を与えられるでしょう。

必要情報の確認

訪問にあたって必要情報を確認しましょう。

必要情報は、主に2つです。

• ・相手の企業や担当についての情報を調べておく
• ・訪問先までのルートを確認する

あらかじめ用意しておくと、当日に慌てず、冷静に対応できます。

いざというときのことを考えて、上記2つの用意をしておいてください。

取引先の気配りや配慮で好印象を与えましょう

初めての取引先や大事な訪問のときにマナーを守るのは、相手に好印象を与えるために重要です。

しかし、マナーを気にしすぎて面談がうまくいかなければ、本末転倒です。

本来、相手に対し気配りや配慮を示す態度や言動を「マナー」といいます。

マナー上のミスをしても、丁寧に相手に謝罪することで、誠実さを伝えるきっかけにもなります。

マナーにとらわれすぎず、相手を思いやり、気配りする気持ちを忘れないでください。

より良い印象を与えるために

どれだけマナーを守っても、なかなか取引先に自社のことは覚えてもらえません。

多くの取引先がある企業では、忘れられてしまう可能性もあります。

そこで、より良い印象を与えるため・取引先に自社や自分を覚えてもらうために、他社との差別化を考えてみてはいかがでしょうか。

手書きの手紙は、取引先により好印象を与え、覚えてもらうきっかけになります。

取引先への感謝、挨拶、お中元・お歳暮など、どんな手紙も対応しておりますので、ぜひご相談ください。